Isi

• Langkah
• Nasihat

Tujuan buletin adalah memberi tahu sekelompok orang tentang masalah tertentu seperti acara, kebijakan, atau sumber daya, dan mendorong mereka untuk melakukannya. Di bawah ini adalah pedoman bagaimana menulis buletin yang efektif dan mudah dibaca.

Langkah

Bagian 1 dari 4: Menulis Subjek Buletin

1. 

   Ketik kata "PEMBERITAHUAN" tepat di bagian atas halaman. Di luar teks itu ada buletin. Tuliskan kata “PEMBERITAHUAN” sekitar 4 cm dari atas halaman, tebal, tengah, atau rata kiri. Anda juga dapat memilih ukuran font yang lebih besar untuk kata ini.
   • Spasi ganda antar baris dalam judul.

2. 

   
   
   Menunjuk dengan tepat. Buletin adalah bentuk komunikasi bisnis formal, jadi Anda harus mengatasinya dengan tepat. Tuliskan nama lengkap dan gelar orang yang akan Anda laporkan.
   • Jika Anda mengirimkan surat kepada semua karyawan, Anda dapat menulis: “RECEIVER: All employee”.

3. 

   Tambahkan penerima di seri CC. Baris "CC" mengacu pada mereka yang menerima buletin dalam bentuk "Dear Co". Ini bukan objek buletin target. Ini adalah orang yang membutuhkan informasi tentang kebijakan atau masalah yang Anda tangani dalam surat tersebut.

4. 

   
   
   Tuliskan nama Anda di baris "Pengirim". Subjek harus menyertakan nama penulis dan pengirim pesan. Nama lengkap dan gelar Anda ada di baris ini.

5. 

   Tambahkan tanggal. Tulis tanggal lengkapnya, termasuk hari, bulan, dan tahun. Misalnya, tulis: "TANGGAL: 5 Januari 2015" atau "TANGGAL: 01.05. 2015. "

6. 

   
   
   Pilih paragraf tertentu untuk topik Anda. Baris subjek harus memberi tahu pembaca tentang apa buletin itu. Bersikaplah spesifik dan ringkas.
   • Misalnya, daripada menulis subjek sebagai: "Tinta", tuliskan lebih spesifik sebagai: "Masalah Penggunaan Tinta di Kantor".

7. 

   Sesuaikan format judul yang sesuai. Judul harus berada di bagian atas halaman, rata kiri. Gunakan huruf besar untuk kata "RECEIVER:", "SENDER:", "DATE:", dan "ABOUT JOB:".
   • Judul contoh akan terlihat seperti ini:
     Penerima: Nama dan gelar penerima
     SENDER: Nama dan gelar Anda
     TANGGAL: Tanggal, bulan, tahun pemberitahuan ditulis
     TENTANG: (atau TERKAIT DENGAN :) Masalah yang disebutkan oleh buletin (entah bagaimana menyoroti).
   • Saat membuat judul, pastikan untuk menggandakan item dan meratakan teks.
   • Anda dapat menambahkan garis di bawah header yang melintasi lebar halaman untuk memisahkan judul dan isi buletin.
   iklan

Bagian 2 dari 4: Menulis Isi Buletin

1. 

   Pertimbangkan siapa penerimanya. Agar setiap orang dapat membaca dan menanggapi buletin, penting untuk menyesuaikan kata-kata, panjang, dan kesungguhan pesan dengan siapa yang akan membacanya. Agar ini bekerja dengan baik, Anda perlu memiliki gagasan yang baik tentang siapa yang menerima pesan tersebut.
   • Pikirkan tentang preferensi dan perhatian pembaca Anda.
   • Cobalah untuk mengantisipasi pertanyaan yang mungkin ditanyakan pembaca Anda. Pikirkan beberapa isi buletin, seperti contoh, bukti, atau informasi lain untuk meyakinkan mereka.
   • Lihat apakah pembaca Anda menerima penyebutan informasi atau perasaan yang tidak pantas.

2. 

   Lewati salam ritual. Buletin tidak dimulai dengan sapaan seperti "Dear Mr. Edwards". Alih-alih, langsung ke masalah yang akan didiskusikan dalam pesan dari awal.

3. 

   Sebutkan masalahnya di paragraf pertama. Tuliskan mengapa Anda ingin pembaca melakukan tindakan tersebut. Ini seperti pengantar esai, yaitu memperkenalkan masalah dan alasan masalah.Anda juga dapat menganggap pendahuluan sebagai ringkasan dari seluruh isi buletin.
   • Biasanya pendahuluan memakan waktu sekitar satu paragraf.

4. 

   Misalnya, Anda bisa menulis: “Pada 1 Juli 2015, Perusahaan XYZ akan menerapkan kebijakan baru tentang asuransi kesehatan. Para karyawan akan menerima asuransi kesehatan dan dibayar dengan gaji minimal 6 juta / bulan ”.

5. 

   Berikan informasi tentang masalah yang sedang dibahas. Pembaca mungkin memerlukan beberapa informasi umum tentang masalah yang Anda tangani. Berikan beberapa informasi, tetapi singkat, dan sebutkan saja apa yang dibutuhkan.
   • Jika sesuai, lanjutkan buletin dengan menyebutkan alasan mengapa kebijakan tersebut diterapkan. Misalnya, Anda dapat menulis: “Pemerintah daerah telah memilih untuk mewajibkan semua karyawan di daerah tersebut menerima gaji minimum 6 juta VND / bulan”.

6. 

   Dukung argumen dalam diskusi. Rangkum tindakan yang akan dilakukan. Bukti dan argumen tentang solusi yang Anda usulkan. Mulailah dengan informasi yang paling penting, kemudian tutupi fakta atau dukungan spesifik. Tunjukkan pada pembaca bahwa melakukan apa yang Anda sarankan atau tidak diambil itu merugikan.
   • Jangan ragu untuk menambahkan grafik, daftar atau bagan, terutama pada pesan yang lebih panjang. Pastikan saja ini benar-benar relevan dan meyakinkan.
   • Untuk pesan yang lebih panjang, pertimbangkan untuk menulis judul yang lebih pendek untuk memperjelas setiap bagian. Misalnya, daripada menulis "Kebijakan", tulis "Kebijakan karyawan musiman baru". Buatlah judul yang spesifik dan ringkas agar pembaca dapat melihat dengan jelas dasar-dasar buletin.

7. 

   Usulkan tindakan yang perlu dilakukan pembaca. Buletin adalah ajakan bertindak pada masalah tertentu, apakah itu pengumuman produk baru dari perusahaan, kebijakan pelaporan pengeluaran baru, atau presentasi tentang bagaimana perusahaan mengerjakannya. subyek. Ingat kembali tindakan yang perlu dilakukan pembaca di akhir atau kalimat.
   • Misalnya, Anda dapat menulis: "Semua karyawan harus menggunakan sistem akuntansi baru per 1 Juni 2015".
   • Anda dapat menambahkan beberapa bukti untuk mendukung saran Anda.

8. 

   Akhiri surat dengan ringkasan yang positif dan menggembirakan. Paragraf terakhir dari buletin harus mengulangi langkah selanjutnya untuk menyelesaikan masalah. Ini termasuk pengingat solidaritas organisasi.
   • Anda dapat menulis: "Saya akan dengan senang hati membicarakan hal ini dengan Anda nanti dan akan terus membahas keputusan Anda."
   • Anda dapat menutup dengan mengatakan: “Kami sangat senang dengan perluasan kategori ini. Kami yakin ini akan membantu bisnis tumbuh dan perusahaan akan beroperasi dengan lebih berkelanjutan ”.
   • Paragraf ini biasanya terdiri dari 1-2 kalimat.
   iklan

Bagian 3 dari 4: Buletin Lengkap

1. 

   Format buletin dengan benar. Gunakan format standar untuk membuat pesan mudah dibaca. Gunakan font Times New Roman atau Arial ukuran 12. Margin kiri, kanan, dan bawah adalah 2.5 cm.
   • Sejajarkan paragraf. Pisahkan paragraf, spasi ganda, dan margin atau tidak.

2. 

   Tinjau Buletin. Tinjau dan edit pesan agar jelas, ringkas, meyakinkan, dan bebas dari kesalahan ketik. Periksa konsistensi kata-kata. Jenis kata akademis atau kata profesional.
   • Periksa kesalahan ejaan, tata bahasa, dan konten. Beri perhatian khusus pada nama, tanggal, atau nomor.
   • Periksa apakah pesannya terlalu panjang dan hilangkan konten yang tidak perlu.

3. 

   Tanda tangan. Buletin tidak memiliki baris tanda tangan. Namun, Anda harus menambahkan header dan di samping nama Anda. Itu membuktikan bahwa Anda telah mengkonfirmasi buletin tersebut.

4. 

   Gunakan kop surat. Anda dapat membuat kop surat khusus untuk buletin atau menggunakan kop surat bisnis biasa.
   • Jika Anda sedang menyusun dokumen elektronik (untuk mengirim email, misalnya), Anda perlu membuat kop surat terpisah di Word yang berisi logo perusahaan dan informasi kontak dasar Anda. Gunakan judul itu sebagai template untuk buletin yang Anda kirim.

5. 

   Pilih cara mengirim email Anda. Putuskan cara terbaik untuk mengirim buletin. Anda dapat mencetaknya dan mendistribusikannya ke semua orang. Anda juga dapat mengirim melalui email.
   • Jika Anda mengirim pesan melalui email, Anda dapat memformat HTML untuk email tersebut. Jika tidak, Anda dapat menyimpan pesan sebagai PDF dan melampirkannya sebagai email.
   iklan

Bagian 4 dari 4: Menggunakan Templat Buletin

1. 

   Temukan templat surat yang tersedia. Pertimbangkan apakah Anda ingin menggunakan surat contoh daripada menulis. Jika demikian, langkah pertama adalah menemukan templat email yang bagus secara online. Microsoft Word juga memiliki templat surat. Template sering kali menggunakan format dasar yang sama, tetapi font, ukuran font, dan tata letak berbeda.
   • Unduh template yang tepat untuk kebutuhan Anda.
   • Pastikan untuk membaca persyaratan penggunaan sebelum menggunakan template apa pun secara online.

2. 

   Buka template pesan yang telah diunduh ke komputer Anda. Setelah menekan tombol unduh, templat surat secara otomatis diunduh ke komputer Anda, atau beberapa langkah dapat diambil sebelum unduhan dimulai. Templat surat diunduh sebagai file zip, Anda perlu membuka zip dan membuka di Microsoft Word.
   • Direkomendasikan untuk menggunakan versi terbaru Microsoft Word untuk memastikan bahwa Anda tidak mengalami masalah perangkat lunak yang tidak terduga dan bahwa template pesan tidak berfungsi sebagaimana mestinya. Jika Anda memiliki versi Microsoft Word sebelumnya, perbarui perangkat lunak sebelum mengunduh templat surat.

3. 

   Buat tajuk (header). Ingatlah bahwa isi pesan contoh dapat berubah. Anda dapat menyesuaikan bagian dari contoh pesan sesuka Anda. Misalnya, Anda dapat menambahkan logo dan simbol hak cipta di header template surat. Klik pada header dan masukkan informasi perusahaan Anda.

4. 

   Isi bagian di header formulir surat. Ingatlah untuk mengisi kolom "TO" dan "FROM", serta "CC" dan "SUBJECT". Berhati-hatilah saat mengisi kolom ini untuk menghindari menghilangkannya, biarkan kosong, sering melakukan kesalahan saat mengetik.

5. 

   Masukkan teks pesan. Tulis pendahuluan, alasan, diskusi, dan ringkasan di badan buletin. Jika mau, Anda dapat menggunakan poin atau membuat daftar untuk mengatur informasi Anda.
   • Pertahankan format templat surat. Ini memastikan paragraf sejajar, dengan margin yang benar, dan ukuran font.
   • Jika perlu, Anda bahkan dapat menyesuaikan buletin untuk menggunakan tabel. Terkadang itu ide yang bagus, terutama jika menggunakan daftar berpoin atau serupa membuat pesan membingungkan atau sulit dibaca.
   • Pastikan untuk menghapus teks dari template. Pada saat yang sama, periksa email Anda dengan cermat sebelum mengirimnya.

6. 

   Ingatlah untuk memeriksa footer. Footer adalah area kosong di bagian bawah halaman untuk informasi tambahan. Anda dapat menambahkan informasi kontak perusahaan atau pribadi ke situs ini. Meluangkan waktu untuk memeriksa keakuratan informasi sangatlah penting. Hal terakhir yang tidak Anda inginkan terjadi adalah ketika pesan ditulis dengan sempurna tetapi memiliki informasi kontak yang salah atau informasi yang hilang.

7. 

   Sesuaikan tampilan pesan. Salah satu hal paling menarik tentang pesan sampel adalah Anda dapat mengubah warna teks. Ini membantu Anda menunjukkan kepribadian dan membuat teks lebih menonjol. Anda juga dapat memilih warna yang tepat untuk situasi yang sedang terjadi untuk memastikan buletin Anda terlihat luar biasa, bukan hanya profesional.

8. 

   Simpan buletin sebagai teks yang konsisten. Pastikan untuk menyimpan salinannya. Anda akan memiliki dokumen elektronik cadangan untuk memfasilitasi pertukaran informasi.

9. 

   Simpan template untuk digunakan nanti. Kapan pun Anda perlu menggunakan contoh pesan dengan subjek yang berubah, Anda hanya perlu menyesuaikan item agar sesuai dengan subjek pesan tertentu. Ini akan menghemat waktu, membantu Anda membuat buletin terpadu dan profesional yang menarik perhatian semua orang, sehingga akan segera dibaca. iklan

Nasihat

• Jangan memberi terlalu banyak alasan. Menjelaskan mengapa Anda ingin sesuatu diselesaikan itu penting, tetapi jangan menulis terlalu banyak.
• Buletin harus pendek.