Isi

• Langkah
• Metode 1 dari 1: Tulis email ke layanan pelanggan

Ada banyak situasi berbeda di mana klien perlu menghubungi perusahaan atau produsen untuk berbagai masalah bisnis. Tetapi ketika saatnya tiba untuk mengirim email ke layanan pelanggan, beberapa orang mungkin merasa bingung. Pertanyaan sering muncul tentang cara menulis surat seperti itu dalam bentuk elektronik, karena biasanya ditulis dalam bentuk kertas, dan standar apa yang diterima secara umum yang paling sering diterapkan pada surat jenis ini. Meskipun standar ini berbeda-beda menurut industri, wilayah, dan budaya, ada beberapa pedoman umum untuk memastikan bahwa email yang dikirim ke meja bantuan efektif. Berikut adalah rekomendasi teratas dari mereka yang pernah menemukan email jenis ini sebelumnya.

Langkah

Metode 1 dari 1: Tulis email ke layanan pelanggan

1. 1 Periksa situs web. Pastikan perusahaan belum menyelesaikan masalah Anda sebelum mengirimkan email Anda. Ini akan menghemat waktu dan usaha semua orang, termasuk Anda, dan akan sangat dihargai.
   • Saat Anda memeriksa situs, cari saluran komunikasi terbaik. Email tidak selalu merupakan saluran terbaik, dan Anda harus menghormati kebijakan perusahaan ini dan menghubungi mereka dengan cara yang berbeda. Banyak perusahaan menawarkan dukungan telepon dan layanan dukungan tambahan seperti kotak pos.
2. 2 Cari sumber daya online khusus di Internet. Banyak perusahaan menawarkan alamat email khusus untuk masalah khusus seperti pelacakan pengiriman, pengembalian produk, atau dukungan teknis. Ada kemungkinan bahwa penggunaan saluran komunikasi yang disediakan akan jauh lebih efektif daripada surat standar ke email umum perusahaan. Selain itu, jika Anda mengabaikan komunikasi yang diberikan, proses menghubungkan dengan perusahaan dapat memakan waktu lebih lama secara signifikan.
3. 3 Sertakan informasi identitas pribadi dalam surat dukungan Anda. Perusahaan perlu mengetahui produk atau layanan apa yang Anda beli, serta tanggal pembelian dan tanggal pengiriman yang diharapkan untuk produk atau layanan tersebut. Perusahaan mungkin juga perlu mengetahui alamat rumah Anda dan jumlah barang yang dibeli. Pastikan semua ini tercantum dalam email Anda.
4. 4 Gunakan nada yang sesuai. Beberapa ahli menunjukkan bahwa surat ke layanan pelanggan yang ditulis tanpa memperhatikan etiket dapat diabaikan atau efektivitasnya akan jauh lebih rendah.Cobalah untuk mengikuti gaya penulisan tertentu yang akan menunjukkan tingkat pendidikan dan pengetahuan Anda, tanpa menggunakan pernyataan yang terlalu provokatif.
5. 5 Mintalah apa yang Anda inginkan secara langsung. Banyak penulis email layanan pelanggan berpengalaman merasa lebih baik untuk jujur ​​​​tentang harapan Anda. Perusahaan mungkin atau mungkin tidak setuju dengan persyaratan Anda, tetapi dengan memberikan informasi yang jelas, Anda akan membantu perwakilan perusahaan tidak hanya memahami sudut pandang Anda, tetapi juga menunjukkan pendapat Anda tentang semua masalah yang muncul, produk atau masalah lain dalam layanan pelanggan.
   • Pelajari lebih lanjut tentang kebijakan perusahaan. Saat menulis permintaan Anda, pertama-tama Anda dapat melakukan riset untuk memahami persyaratan apa yang paling mungkin dipenuhi. Bagaimana mengatasi masalah yang muncul terserah Anda, tetapi memahami posisi perusahaan akan membantu Anda membuat pesan Anda lebih efektif.