Isi

• Langkah
• Metode 1 dari 2: Dasar-dasar
• Metode 2 dari 2: Fitur
• Tips

Ringkasan eksekutif (pengantar, anotasi) adalah bagian terpenting dari dokumen bisnis, khususnya proposal proyek. Ini adalah hal pertama (dan terkadang satu-satunya) yang akan dibaca di dokumen Anda, dan hal terakhir yang ditulis saat dikompilasi. Ringkasan adalah kutipan singkat, dari mana harus segera menjadi jelas tentang apa dokumen itu dan tindakan apa yang perlu diambil.

Langkah

Metode 1 dari 2: Dasar-dasar

1. 1 Ingat, resume adalah ringkasan singkat dari dokumen bisnis. Tepatnya "singkat" dan tepatnya "ringkasan". Resume bukanlah dokumen yang sama pentingnya dan keseriusan dengan aslinya, bukan penggantinya. Volumenya tidak boleh melebihi 10% dari volume aslinya. Targetkan volume 5 hingga 10%.

   Nasihat: Ringkasan eksekutif bukanlah abstrak yang memberikan gambaran umum tentang isi dan struktur dokumen atau buku. Ringkasan mencerminkan esensi utama dari dokumen. Abstrak lebih sering ditulis di lembaga pendidikan, sedangkan ringkasan eksekutif cenderung untuk tujuan bisnis.

   
   
2. 2 Tetap berpegang pada aturan gaya dan organisasi teks. Sebagian besar sumber resmi tentang persiapan dokumen bisnis mengatakan bahwa Anda harus mengikuti aturan gaya dan penataan tertentu. Aturan-aturan tersebut antara lain sebagai berikut:
   • Buat paragraf pendek dan ringkas.
   • Resume harus dapat dimengerti, bahkan untuk orang yang belum membaca dokumen aslinya.
   • Resume harus ditulis dalam bahasa yang sesuai untuk audiens targetnya.
3. 3 Katakan masalahnya. Masalah dalam resume harus ditunjukkan dengan jelas, apakah itu setidaknya masalah manajemen rantai pasokan, setidaknya kampanye pemasaran di negara lain. Ringkasan eksekutif memerlukan definisi masalah yang jelas, karena dokumen yang menjadi dasarnya (permintaan proposal) sering ditulis oleh orang-orang dalam profesi teknis yang merasa sulit untuk menyoroti hal yang paling penting. Jadi cobalah untuk menggambarkan esensi masalah dengan jelas dan jelas.
4. 4 Sarankan solusi. Jika Anda memiliki masalah, Anda membutuhkan solusi. Untuk menarik uang untuk memecahkan masalah, Anda perlu menawarkan solusi yang efektif untuk masalah tersebut. Ingatlah bahwa jika Anda tidak menyatakan masalahnya dengan jelas, solusinya mungkin tidak menarik bagi siapa pun.
5. 5 Gunakan grafik, daftar, dan judul untuk membuat teks lebih dipahami. Ringkasan proyek bukanlah esai atau esai, teks padat tidak diperlukan di sini. Untuk meningkatkan persepsi pembaca tentang teks atau untuk membuat ringkasan proyek lebih nyaman untuk membaca, dapat digunakan:
   • Grafik dan grafik. Jadwal yang baik di tempat yang tepat bisa menjadi poin kunci resume. Visualisasi masalah seringkali tidak kalah efektifnya dengan laporan analitik lainnya.
   • Daftar. Daftar data yang panjang dapat dirender menjadi daftar yang lebih mudah dibaca.
   • Judul. Atur ringkasan proyek Anda dengan menggunakan judul untuk memandu pembaca saat Anda mempelajari ringkasan proyek lebih dalam.
6. 6 Hindari profesionalisme dan jargon. Jargon adalah musuh pemahaman, menyembunyikan makna sebenarnya dan membuat ringkasan proyek lebih kabur dan kabur. Kata-kata seperti "leverage", "backend" atau "core competence" membuat dokumen kurang dimengerti atau tidak mengatakan sesuatu yang spesifik.

Metode 2 dari 2: Fitur

1. 1 Lihat aslinya. Karena resume adalah ringkasan singkat dari dokumen bisnis lain, tidak perlu dikatakan lagi bahwa Anda harus membacanya secara menyeluruh untuk membuat versi yang ringkas dan informatif. Tidak masalah apakah aslinya adalah laporan, rencana bisnis, proposal, pedoman, atau yang lainnya: baca dan pisahkan esensinya.
2. 2 Tulis ringkasan singkat. Apa yang ingin dicapai oleh perusahaan pembuat dokumen? Apa tujuan dari dokumen asli?
   • Contoh: “Women WorldWide adalah organisasi nirlaba yang didedikasikan untuk menyatukan perempuan di seluruh dunia untuk mengatasi kekerasan dalam rumah tangga dan membantu korban kekerasan dalam rumah tangga. Organisasi ini berkantor pusat di Alberta, Kanada; memelihara kontak dengan wanita dari 170 negara di dunia."
3. 3 Jelaskan esensi proyek dengan cara yang menarik. Ya, ini bisa menjadi bagian tersulit dalam menulis resume proyek. Dalam 2-3 kalimat, Anda perlu menjelaskan mengapa bisnis Anda sangat bagus dan mengapa hal itu perlu mendapat perhatian lebih dari pembaca.
   • Mungkin Michael Jordan sendiri adalah salah satu klien Anda, dan dia mengiklankan Anda secara gratis di Twitter-nya? Sudahkah Anda menandatangani perjanjian kemitraan dengan Google? Mungkin Anda mendapat paten atau Anda menutup kesepakatan besar pertama Anda?

   Nasihat: terkadang kutipan atau pernyataan saja sudah cukup. Tujuannya adalah untuk menarik perhatian audiens Anda, menunjukkan bisnis Anda dalam cahaya terbaik, dan cukup melibatkan pembaca untuk membaca sisa dokumen.

   
   
4. 4 Jelaskan masalah yang serius. Bahan nyata pertama dalam ringkasan proyek adalah diskusi masalah, jadi jelaskan masalah yang dipecahkan oleh layanan Anda. Coba jelaskan masalahnya sejelas dan sejelas mungkin... Masalah yang dirumuskan secara tidak jelas akan terdengar tidak meyakinkan, dan oleh karena itu pentingnya solusi yang Anda usulkan akan tampak kurang dapat dipercaya oleh pembaca.
   • Contoh: “Los Angeles macet dalam lalu lintas. Lebih buruk hanya di wilayah metropolitan. Kemacetan lalu lintas tidak hanya mengganggu kita, tetapi juga masalah asap, pencemaran lingkungan, penurunan produktivitas tenaga kerja, peningkatan kejadian asma dan penyakit lain yang lebih serius. Ada lebih banyak mobil daripada pengemudi di Los Angeles."
5. 5 Sarankan solusi unik Anda. Menggambarkan masalahnya tidak sulit, tetapi sekarang tugas Anda adalah meyakinkan pembaca bahwa Anda menawarkan solusi unik untuk masalah tersebut. Jadi, jika Anda juga dapat menawarkan solusi seperti itu, pertimbangkan bahwa Anda memiliki setiap peluang untuk sukses.
   • Contoh: “Innotech telah menciptakan sistem manajemen lalu lintas inovatif yang menghemat waktu penduduk kota dengan memasang modul khusus yang dipatenkan di dalam lampu lalu lintas. Modul-modul ini menghitung jumlah mobil di setiap jalur dan mengatur lalu lintas yang sesuai. Pengemudi tidak lagi harus berdiri selama beberapa menit di depan sinyal merah, sementara lampu hijau menyala di jalur yang berdekatan, di mana tidak ada mobil."
6. 6 Menjelaskan potensi pasar. Persuasif deskripsi masalah hanya akan bermanfaat jika Anda memberikan data industri. Tapi hindari godaan untuk melebih-lebihkan pasar. Fakta bahwa industri teknologi medis memiliki perkiraan omset seratus miliar per tahun hanya berarti bahwa perangkat baru Anda hanya akan menaklukkan sebagian kecil dari pasar itu. Bersikaplah realistis dan realistislah tentang potensi pasar.
7. 7 Tulis tentang proposisi penjualan unik Anda. Pada bagian ini, Anda pada dasarnya menjelaskan solusi Anda untuk masalah tersebut. Apa yang istimewa dari produk atau layanan Anda yang tidak dimiliki pesaing Anda? Tulis bagaimana Anda berbeda.
   • Contoh: “Fitur lain dari sistem Intellilight adalah kemampuan untuk menentukan apakah ada orang di rumah atau tidak. Ketika lampu tetap menyala di ruangan kosong, sistem secara otomatis mematikannya dan menyalakannya lagi ketika mendeteksi pergerakan di dalam ruangan. Dengan demikian, klien menghemat tagihan listrik.”
8. 8 Jelaskan model bisnis Anda jika perlu. Kadang-kadang tidak perlu membicarakan hal ini dalam ringkasan proyek, yang berlaku untuk organisasi non-profit dan non-pemerintah. Tetapi jika Anda masih membutuhkan item ini, maka cobalah untuk membuat model bisnis yang jelas dan dapat dipahami. Pada dasarnya, pada titik ini, Anda harus menjawab pertanyaan: "Bagaimana kami membuat orang membuka dompet mereka dan memberi kami uang mereka?" Dalam ringkasan proyek, model bisnis harus sederhana. Ringkasan cepat adalah apa yang Anda butuhkan, ingatlah ini.
9. 9 Beritahu kami tentang tim manajemen Anda. Bergantung pada pasar mana yang ingin Anda taklukkan, poin ini mungkin bisa menjadi bagian terpenting dari ringkasan proyek. Investor dan bankir tidak mempercayai ide, mereka mempercayai tim. Ide datang dan pergi, tetapi mereka dicapai hanya melalui kerja tim yang erat. Jelaskan mengapa tim Anda memiliki pengalaman dan pengetahuan untuk memecahkan masalah yang dihadapi.
10. 10 Untuk membuat proyek lebih meyakinkan, jelaskan prospek keuangannya. Bergantung pada pasar, model bisnis, dan sejarah perusahaan Anda, Anda mungkin perlu membuat perkiraan keuangan dari bawah ke atas. Perspektif keuangan yang dijelaskan akan membantu pembaca memahami tingkat kompetensi Anda, serta kemampuan Anda untuk membuat prakiraan keuangan berdasarkan asumsi yang ada.
    • Jika rencana Anda adalah untuk sekelompok investor, jangan menghabiskan terlalu banyak waktu pada bagian ringkasan proyek ini, karena investor sudah tahu betul bahwa Anda tidak tahu berapa banyak uang yang dapat Anda kumpulkan. Investor umumnya tidak membuat keputusan berdasarkan visi Anda tentang prospek keuangan. Mereka mengandalkan pendapat mereka sendiri.
11. 11 Arahkan hati-hati ke kebutuhan Anda. Sekaranglah saatnya untuk mengajukan investasi atau pinjaman, mana yang lebih Anda butuhkan.Anda harus mengulangi mengapa perusahaan Anda bernilai investasi. Ingatkan pembaca betapa buruknya masalah yang bisa Anda pecahkan, dan seberapa besar pasar yang bisa Anda taklukkan. Tekankan kembali pengalaman dan kemampuan tim untuk memberikan hasil. Tuliskan berapa banyak yang Anda butuhkan untuk mencapai tujuan utama Anda berikutnya. Jangan menulis berapa banyak saham yang ingin Anda jual atau bunga apa yang bersedia Anda bayar. Untuk ini, waktunya akan datang kemudian, selama negosiasi pribadi.
12. 12 Baca kembali ringkasan proyek. Setelah Anda menulis bagian utama, Anda perlu membaca kembali dengan cermat apa yang telah Anda tulis. Peninjauan ringkasan proyek harus dilakukan dengan sangat hati-hati. Pada saat yang sama, Anda harus terus-menerus memikirkan bagaimana audiens target Anda akan melihat ringkasan proyek. Semua referensi harus dijelaskan dan dikomentari, bahasanya harus jelas bahkan untuk non-spesialis. Jika ada yang perlu diperbaiki, perbaiki.
    • Tunjukkan resume Anda kepada seseorang yang belum membacanya. Mata yang segar dapat menemukan kesalahan. Berikan perhatian khusus pada hal-hal berikut:
      
      • Dapat dipahami. Apakah semua kata sudah jelas? Apakah semua ide sudah jelas? Apakah ada jargon dalam ringkasan proyek?
      • Kesalahan. Setiap tata bahasa, tanda baca, logis, faktual. Periksa data dan statistik Anda dengan sangat hati-hati.
      • Persuasif. Apakah ide Anda cukup meyakinkan? Apakah teks "menangkap"?
      • Integritas dan koherensi. Apakah teks sudah tertata dengan baik?

Tips

• Tergantung pada panjang aslinya, ringkasan proyek juga dapat bervariasi panjangnya, tetapi secara umum ringkasan harus selalu relatif pendek. Tujuan Anda adalah memasukkan informasi sebanyak mungkin ke dalam teks sesedikit mungkin. Jika Anda memberikan detail apa pun dalam ringkasan proyek Anda, biarkan detail yang paling penting, seperti kesimpulan dan rekomendasi Anda, diposting terlebih dahulu.
• Template yang tersedia di sebagian besar editor teks dapat membantu Anda memulai.
• Di banyak industri, ringkasan proyek ditulis menggunakan templat serupa.
• Semakin sibuk seorang pemimpin, semakin kecil kemungkinan mereka untuk membaca. Pertimbangkan ini saat Anda menulis.