Cara membuat rencana aksi yang efektif

Video: PANDUAN PENGISISAN RENCANA AKSI FORM TERBARU

Isi

Langkah
Bagian 1 dari 4: Buat rencana
Bagian 2 dari 4: Rencanakan Waktu Anda
Bagian 3 dari 4: Tetap Termotivasi
Bagian 4 dari 4: Tentukan Tujuan Anda
Tips
Peringatan

Rencana tindakan yang efektif selalu dimulai dengan tujuan, maksud, atau maksud yang jelas. Rencana semacam itu dirancang untuk mentransfer seseorang dari saat ini langsung ke implementasi tujuan yang dinyatakan. Rencana tindakan yang disusun dengan benar memungkinkan Anda untuk menyelesaikan hampir semua masalah.

Langkah

Bagian 1 dari 4: Buat rencana

1 Tuliskan semua detailnya. Saat Anda menyusun rencana tindakan Anda, mulailah menuliskan setiap detail. Anda mungkin merasa berguna untuk menggunakan pad yang dibatasi untuk melacak berbagai aspek proses. Berikut adalah beberapa contoh bagian:
- Ide / catatan lain-lain
- Grafik harian
- Grafik bulanan
- Tahapan
- Riset
- Kelanjutan
- Peserta / kontak
2 Garis besar tugas. Semakin kabur tugasnya, semakin tidak efektif rencana aksinya. Cobalah untuk menentukan tujuan yang diinginkan sedini mungkin (sebaiknya sebelum memulai proyek).
- Contoh: Anda perlu menulis tesis master (studi besar) sekitar 40.000 kata. Karya ini terdiri dari pendahuluan, tinjauan pustaka (dengan analisis kritis penelitian lain dan pertimbangan metodologi Anda sendiri), demonstrasi praktis dari ide-ide Anda dengan contoh-contoh spesifik dan kesimpulan. Jangka waktu pengerjaan adalah 1 tahun.
3 Rencananya harus spesifik dan realistis. Tujuan yang jelas hanyalah permulaan: setiap aspek dari rencana harus tepat dan dapat dilakukan. Misalnya, rencanakan jadwal, pencapaian, dan hasil yang spesifik dan dapat dicapai.
- Poin-poin yang akurat dan realistis dari rencana untuk proyek jangka panjang akan membantu mengurangi tekanan dari implementasi yang tidak direncanakan dengan baik dengan melebihi tenggat waktu dan pekerjaan lembur yang membosankan sebelumnya.
- Contoh: Anda perlu menulis sekitar 5.000 kata sebulan untuk menyelesaikan disertasi Anda tepat waktu, dan pada akhirnya meninggalkan beberapa bulan lagi untuk menyempurnakan ide-ide Anda. Dari sudut pandang kelayakan, Anda tidak boleh bertujuan untuk menulis lebih dari 5.000 kata setiap bulan.
- Jika Anda bekerja sebagai asisten guru selama tiga bulan dari seluruh semester, mungkin Anda tidak akan punya waktu untuk menulis 15.000 kata selama waktu ini, akibatnya Anda harus mendistribusikan volume ini selama bulan-bulan yang tersisa.
4 Tahap menengah. Tonggak sejarah adalah tonggak penting dalam perjalanan menuju suatu tujuan. Mulailah merencanakan tahapan dari akhir (mencapai tujuan) dan bekerja mundur ke waktu dan keadaan sekarang.
- Merinci menjadi tonggak dapat membantu Anda (dan tim Anda) tetap termotivasi dengan membagi ruang lingkup pekerjaan menjadi volume kecil dan tujuan yang nyata, sehingga rasa kelengkapan akan mulai muncul bahkan sebelum seluruh rencana tindakan dilaksanakan sepenuhnya.
- Jangan pisahkan langkah dengan interval waktu yang terlalu panjang atau terlalu pendek. Dengan demikian, dua minggu dianggap sebagai periode yang sangat efektif.
- Contoh: Saat mengerjakan disertasi, cobalah untuk tidak menghubungkan tahapan dengan bagian pekerjaan, karena ini bisa memakan waktu berbulan-bulan. Alih-alih, pertahankan pencapaian kecil hingga dua minggu (Anda dapat menggunakan jumlah kata) dan hadiahi diri Anda sendiri karena melakukannya dengan baik.
5 Pecah tugas besar menjadi volume yang lebih kecil dan lebih mudah dikelola. Beberapa tugas atau langkah kerja bisa jadi menakutkan.
- Jika tugas besar membingungkan Anda, maka bagilah menjadi subtugas kecil yang nyaman untuk mengurangi kecemasan dan meningkatkan kepercayaan diri Anda.
- Contoh: Tinjauan pustaka seringkali menjadi bagian yang paling sulit, semacam fondasi untuk pekerjaan di masa depan. Untuk melengkapi bagian ini, diperlukan sejumlah besar informasi untuk dipelajari dan dianalisis.
- Bagilah tugas menjadi sub-tugas: penelitian, analisis, presentasi. Anda dapat mempersempit subklausa lebih jauh dan memilih artikel dan buku tertentu untuk dibaca, dan menetapkan tenggat waktu untuk penyelesaian analisis dan presentasi tertulis dari hasil.
6 Gunakan daftar tugas. Buat daftar tugas yang harus diselesaikan di setiap langkah. Daftar tugas itu sendiri tidak efektif, jadi tunjukkan jumlah yang tepat dan waktu nyata.
- Contoh: Bagilah tinjauan pustaka Anda menjadi tugas-tugas kecil sehingga Anda tahu persis apa yang perlu dilakukan dan memperkirakan kerangka waktu yang realistis. Misalnya, setiap satu hingga dua hari Anda perlu membaca, menganalisis, dan mendeskripsikan satu sumber.
7 Tentukan kerangka waktu untuk semua kegiatan. Dengan tidak adanya kerangka waktu yang jelas, pekerjaan dapat berlarut-larut untuk waktu yang sangat lama, dan beberapa tugas akan tetap belum selesai.
- Urutan item dalam rencana tidak kritis, yang tidak dapat dikatakan tentang kerangka waktu untuk setiap aspek.
- Contoh: Jika Anda tahu bahwa Anda dapat membaca sekitar 2000 kata dalam satu jam, dan sebuah artikel memiliki 10.000 kata untuk dibaca, maka Anda perlu menyisihkan setidaknya lima jam waktu untuk artikel tersebut.
- Anda juga harus memperhitungkan waktu untuk setidaknya dua camilan dan istirahat pendek setiap 1-2 jam saat Anda lelah. Selain itu, tambahkan setidaknya satu jam lagi ke waktu terakhir untuk kemungkinan penundaan yang tidak direncanakan.
8 Buat representasi visual. Setelah menyelesaikan daftar tindakan dan menetapkan kerangka waktu, lanjutkan ke pembuatan semacam tampilan visual dari rencana tersebut. Anda dapat menggunakan diagram alur, bagan Gantt, tabel dinamis, atau opsi mudah lainnya.
- Simpan rencana visual di tempat yang mudah dijangkau - misalnya, Anda dapat menggantungnya di dinding kantor atau ruang kelas.
9 Coret tugas yang sudah selesai. Dengan cara ini Anda tidak hanya akan merasa puas, tetapi Anda juga akan dapat memastikan bahwa tidak ada yang terlewatkan.
- Pendekatan ini sangat berguna untuk kerja tim. Saat Anda bekerja dengan orang lain, Anda dapat membuat dokumen bersama yang tersedia di mana saja di dunia.
10 Jangan berhenti. Setelah Anda menyusun rencana, mempresentasikan tugas kepada rekan kerja (saat bekerja bersama), dan pencapaian tertentu, lanjutkan ke langkah berikutnya: turun ke pekerjaan sehari-hari untuk mencapai tujuan Anda.
11 Anda dapat menggeser tanggal, tetapi Anda tidak dapat berhenti di tengah jalan. Dari waktu ke waktu, keadaan tak terduga muncul yang mencegah Anda memenuhi tenggat waktu, menyelesaikan tugas, dan mencapai tujuan.
- Semangat. Tinjau rencana Anda dan kemudian terus bekerja dan bergerak menuju tujuan Anda.

Bagian 2 dari 4: Rencanakan Waktu Anda

1 Pilih perencana yang baik. Gunakan aplikasi atau buku catatan yang memungkinkan Anda merencanakan setiap jam waktu Anda dengan mudah. Penjadwal hanya efektif jika memungkinkan Anda memasukkan dan membaca catatan dengan mudah.
- Penelitian telah menunjukkan bahwa tugas menulis secara fisik (dengan pena di atas kertas) meningkatkan kemungkinan menyelesaikan sesuatu, jadi lebih baik rencanakan pekerjaan Anda di buku catatan biasa.
2 Jangan gunakan daftar tugas. Jadi, Anda punya daftar tugas yang panjang, tetapi kapan Anda akan melakukannya? Daftar tugas tidak seefisien jadwal tugas. Dalam jadwal, setiap tugas akan diberi tanggal jatuh tempo.
- Blok waktu yang jelas (halaman dari banyak buku harian dibagi menjadi blok per jam dalam arti kata yang paling harfiah) tidak akan membuat Anda ragu, karena setelah berakhirnya waktu Anda harus beralih ke tugas terjadwal berikutnya.
3 Belajarlah untuk mengidentifikasi blok waktu. Pendekatan ini akan memungkinkan Anda untuk memahami dengan jelas berapa banyak waktu yang dapat dialokasikan untuk setiap kasus. Mulailah dengan tugas prioritas dan kerjakan tugas yang kurang penting.
- Rencanakan seluruh minggu Anda ke depan. Dengan rencana terperinci untuk beberapa hari mendatang, Anda akan dapat memanfaatkan waktu yang tersedia sebaik-baiknya.
- Sejumlah ahli merekomendasikan untuk memiliki setidaknya gambaran umum tentang rencana untuk sebulan penuh.
- Beberapa orang menyarankan untuk memulai di penghujung hari dan bekerja mundur. Jika hari kerja Anda berlangsung hingga pukul 17.00, maka rencanakan dari sekarang hingga awal hari (misalnya hingga pukul 07.00).
4 Sisihkan waktu untuk istirahat dan kegiatan santai. Peneliti berpendapat bahwa dengan memasukkan waktu luang dalam rencana mereka, seseorang bisa mendapatkan lebih banyak kepuasan dari kehidupan. Juga telah terbukti bahwa bekerja terlalu lama (lebih dari 50 jam per minggu) mengurangi efisiensi tenaga kerja.
- Kurang tidur dapat berdampak buruk pada produktivitas. Orang dewasa membutuhkan setidaknya 7 jam tidur setiap malam, dan untuk remaja angka ini meningkat menjadi 8,5 jam.
- Para peneliti mendesak Anda untuk merencanakan "pemulihan strategis" (olahraga, tidur siang, meditasi, pemanasan) sepanjang hari untuk meningkatkan produktivitas dan meningkatkan kesehatan secara keseluruhan.
5 Luangkan waktu untuk membuat rencana selama seminggu. Beberapa ahli merekomendasikan untuk membuat rencana seminggu sebelumnya. Tentukan cara terbaik untuk menggunakan setiap hari untuk mencapai tujuan Anda.
- Ingatlah untuk mempertimbangkan semua tugas dan komitmen saat ini. Jika jadwalnya ternyata terlalu ketat, maka Anda dapat mencoret beberapa poin yang tidak penting darinya.
- Jangan mengorbankan interaksi sosial. Luangkan waktu bersama teman dekat dan keluarga. Mereka akan selalu memberi Anda dukungan yang Anda butuhkan.
6 Buat rutinitas harian. Dalam contoh tesis master, hari-hari biasa mungkin terlihat seperti ini:
- 07.00 : Bangun
- 07:15: Lakukan latihan
- 08:30: Mandi dan berpakaian
- 09:15: Menyiapkan sarapan dan makan
- 10:00 pagi: Pekerjaan disertasi - tugas menulis (ditambah istirahat 15 menit)
- 12:15: Makan siang
- 13:15: Bekerja dengan email
- 14:00: Riset dan analisis bacaan (termasuk istirahat / snack 20-30 menit)
- 17:00 : Selesai kerja, cek surat, rencana urusan besok
- 17:45: Kosongkan di atas meja, pergi ke toko
- 19:00: Menyiapkan makan malam dan makan
- 21:00: Istirahat (bermain gitar)
- 10:00 malam: Menyebarkan tempat tidur, membaca di tempat tidur (30 menit), pergi tidur
7 Anda tidak harus merencanakan semua hari Anda dengan cara yang sama. Anda dapat mencurahkan untuk bekerja 1-2 hari seminggu. Kadang-kadang bahkan membantu untuk beristirahat untuk kembali bekerja dengan pikiran segar.
- Contoh: Anda dapat menulis disertasi dan menganalisis sumber pada hari Senin, Rabu dan Jumat, dan belajar memainkan alat musik pada hari Kamis.
8 Masalah yang tidak terduga. Sisihkan waktu ekstra di setiap blok untuk jam kerja yang kurang produktif atau masalah yang tidak terduga. Pada awalnya, disarankan agar Anda menyisihkan waktu dua kali lebih banyak dari yang Anda anggap perlu untuk setiap tugas.
- Dalam prosesnya, Anda akan mulai bekerja lebih efisien atau dapat lebih akurat menentukan waktu yang dibutuhkan, yang memungkinkan Anda menyesuaikan jadwal awal, tetapi selalu menyisakan setidaknya sedikit celah.
9 Jadilah fleksibel dan pengertian. Saat Anda memulai, bersiaplah untuk menyesuaikan jadwal Anda saat bepergian. Ini adalah bagian dari proses pembelajaran, jadi yang terbaik adalah merencanakan blok waktu dengan pensil daripada pena.
- Anda juga dapat menghabiskan beberapa minggu untuk mencatat semua hal yang Anda lakukan sepanjang hari di buku harian Anda. Berkat ini, Anda akan belajar cara memperkirakan kerangka waktu setiap tugas dengan benar dan menggunakan waktu secara efisien.
10 Matikan internet. Putuskan kapan harus memeriksa email dan media sosial Anda. Bersikaplah tegas dengan ini, karena mudah membuang waktu berjam-jam hanya dengan menggulir feed berita.
- Anda juga dapat mematikan ponsel Anda (setidaknya saat Anda perlu fokus).
11 Lakukan lebih sedikit. Ini karena batas waktu di Internet. Identifikasi dan fokus pada tugas-tugas paling penting untuk hari itu yang akan membantu Anda mencapai tujuan Anda. Anda tidak boleh membuang-buang energi untuk hal-hal yang kurang penting yang hanya memakan waktu: korespondensi, pekerjaan tanpa berpikir dengan dokumen.
- Seorang ahli merekomendasikan untuk tidak memeriksa email setidaknya selama beberapa jam pertama dalam sehari. Jadi Anda akan fokus pada hal-hal penting dan tidak akan terganggu oleh momen-momen asing dari surat.
- Jika Anda memiliki banyak hal kecil yang harus dilakukan (misalnya, email, dokumen, pembersihan), maka lebih baik mengelompokkannya ke dalam satu blok waktu, daripada menyebarkannya sepanjang hari, sehingga mengurangi fokus pada tugas-tugas penting.

Bagian 3 dari 4: Tetap Termotivasi

1 Sikap positif. Pandangan positif sangat penting untuk mencapai tujuan. Anda harus percaya pada diri sendiri dan orang-orang di sekitar Anda. Lawan pikiran negatif dengan afirmasi positif.
- Selain suasana hati Anda sendiri, Anda harus mengelilingi diri Anda dengan orang-orang yang positif. Penelitian telah menunjukkan bahwa dari waktu ke waktu, kita mengadopsi kebiasaan orang-orang yang paling sering menghabiskan waktu bersama kita, jadi pilihlah lingkungan Anda dengan bijak.
2 Hadiah. Hadiah sangat penting setelah menyelesaikan setiap tahap. Dapatkan hadiah nyata untuk diri Anda sendiri. Anda dapat membeli makan siang di restoran favorit Anda sebagai hadiah untuk panggung dua minggu atau pijat untuk pekerjaan dua bulan.
- Seorang ahli menawarkan untuk mentransfer sejumlah uang kepada seorang teman dan memintanya untuk mengembalikannya kepada Anda hanya jika pekerjaan selesai pada waktu yang ditentukan. Jika Anda gagal, teman menyimpan uang untuk dirinya sendiri.
3 Dapatkan dukungan. Itu selalu penting untuk mendapat dukungan dari teman dan keluarga, serta untuk bertemu orang-orang yang memiliki tujuan yang sama. Berkat ini, Anda bisa setara dengan orang lain.
4 Lacak kemajuan Anda. Penelitian telah menunjukkan bahwa bergerak maju dengan sukses adalah motivasi terbaik. Untuk melacak kemajuan, Anda hanya perlu mencoret tugas yang telah diselesaikan pada jadwal Anda.
5 Pergi tidur dan bangun lebih awal. Meneliti rutinitas harian orang-orang sukses dan produktif akan memberi tahu Anda kebenarannya - kebanyakan dari mereka memulai hari mereka lebih awal. Mereka juga biasanya memiliki rutinitas pagi, yang sering memotivasi mereka untuk pencapaian lebih lanjut.
- Cobalah memulai pagi Anda dengan olahraga (pemanasan ringan dan yoga atau olahraga di gym), sarapan sehat, dan buku harian setengah jam.
6 Istirahat. Istirahat sangat penting untuk tetap termotivasi. Jika Anda selalu bekerja, maka Anda akan menumpuk kelelahan. Beristirahat membantu Anda menghindari kerja berlebihan dan mengoptimalkan jam kerja.
- Contoh: Bangun dari komputer, letakkan ponsel Anda dan duduk dengan tenang. Jika pikiran muncul di benak, tulislah di buku harian Anda. Jika tidak, nikmati saja momen relaksasi.
- Contoh: Lakukan meditasi.Letakkan ponsel Anda dalam mode senyap, matikan semua notifikasi, dan atur timer selama 30 menit atau waktu valid lainnya. Kemudian cobalah untuk duduk diam dan menjernihkan pikiran Anda. Semua pikiran yang datang ke pikiran dapat dikategorikan dan dilepaskan. Misalnya, jika Anda berpikir tentang pekerjaan, maka katakan "Bekerja" pada diri sendiri dan lepaskan pikiran itu.
7 Membayangkan. Luangkan waktu beberapa menit untuk memikirkan tujuan Anda dan bayangkan bagaimana perasaan Anda setelah mencapainya. Hal ini membuat lebih mudah untuk menghadapi kesulitan yang mungkin timbul.
8 Pahami bahwa itu tidak akan mudah. Semua yang disayangi seseorang jarang diberikan tanpa kesulitan. Jalan menuju tujuan biasanya tidak lengkap tanpa banyak masalah dan keputusan yang sulit. Terima kenyataan ini.
- Banyak profesional berpengalaman yang menyarankan hidup di masa sekarang merekomendasikan untuk menerima kegagalan Anda sebagai pilihan yang disengaja. Anda tidak perlu marah atau kesal. Terima mereka, pelajari pelajarannya, dan kembali bekerja, dengan mempertimbangkan keadaan yang berubah.

Bagian 4 dari 4: Tentukan Tujuan Anda

1 Tuliskan keinginan Anda. Buku harian atau dokumen teks cocok untuk tujuan ini. Jika Anda belum yakin apa yang sebenarnya ingin Anda lakukan, maka latihan ini akan membantu.
- Entri buku harian biasa adalah cara yang bagus untuk mengambil pandangan terpisah tentang diri Anda dan mendokumentasikan perasaan Anda. Banyak orang mengklaim bahwa merekam pikiran mereka sendiri membantu mereka memahami perasaan dan keinginan.
2 Pelajari pertanyaannya. Jika Anda punya ide, cobalah meneliti topik ini. Periksa tujuan Anda untuk menemukan jalan terpendek untuk mencapai tujuan Anda.
- Forum seperti Reddit membahas dan mendiskusikan berbagai topik. Di sini Anda dapat berbicara dengan orang-orang yang terlibat dalam industri yang Anda minati dan bersedia berbagi informasi.
- Contoh: Saat mengerjakan disertasi Anda, Anda memikirkan apa yang akan terjadi dengan semua ini. Baca tentang apa yang dilakukan orang-orang dengan gelar yang Anda cari. Ini dapat mendorong Anda ke arah publikasi atau peluang pengembangan karir masa depan lainnya.
3 Jelajahi opsi yang tersedia dan pilih salah satu yang paling cocok untuk Anda. Setelah mempelajari masalah ini, akan menjadi jelas ke mana setiap jalan yang dipilih dapat mengarah. Ini akan memungkinkan Anda untuk memilih opsi terbaik untuk mewujudkan tujuan Anda sendiri.
4 Pertimbangkan faktor eksternal yang terkait dengan pekerjaan. Ini mencakup segala sesuatu yang mengganggu pencapaian tujuan. Dalam kasus disertasi, seseorang dapat menyebutkan kelelahan mental, kurangnya sumber, atau tugas kerja yang tidak terduga.
5 Jadilah fleksibel. Tujuan dapat berubah selama proses implementasi. Cobalah untuk mengantisipasi ruang untuk bermanuver terlebih dahulu. Dengan kata lain, jangan menyerah ketika keadaan menjadi sulit. Kehilangan minat dan kehilangan harapan adalah hal yang sama sekali berbeda!

Tips

Semua metode yang dijelaskan untuk membantu merencanakan dan menetapkan tujuan juga berlaku untuk tujuan yang lebih global dan jangka panjang (misalnya, pilihan karir).
Jika pemikiran merencanakan waktu Anda membosankan, pikirkanlah secara berbeda: Rencana berwawasan ke depan selama berhari-hari, berminggu-minggu, dan bahkan berbulan-bulan menghilangkan kebutuhan untuk membuat keputusan setiap hari tentang langkah berikutnya. Ini membebaskan waktu untuk kreativitas dan konsentrasi pada isu-isu penting.