Isi

• Melangkah
• Tips

Menulis surat adalah seni tersendiri yang dapat menentukan apakah kata-kata Anda akan dianggap serius atau diabaikan. Baik Anda menulis surat lamaran, surat untuk teman, atau hanya email ke kolega, itu harus selalu dimulai dengan pengantar yang ditulis dengan baik yang menarik perhatian pembaca dan memaksa bacaan lebih lanjut.Mempelajari cara mendekati penerima, cara menulis kalimat pembuka yang menarik perhatian, dan cara menulis pengantar yang menarik semuanya akan membantu Anda menulis surat yang layak dibaca.

Melangkah

1. Cari tahu dengan tepat kepada siapa surat itu harus dikirim. Salam pribadi akan menarik perhatian seseorang lebih cepat daripada sapaan umum. Selain itu, ini menunjukkan bahwa Anda dapat menemukan informasi dasar yang penting, seperti nama orang yang Anda tuju.
   • Jika Anda menulis surat lamaran atau jenis surat bisnis lainnya, luangkan beberapa menit untuk mengetahui nama penerima. Biasanya, dengan sedikit riset, Anda akan menemukan nama manajer sumber daya manusia, koordinator sumber daya manusia, atau manajer yang akan Anda wawancarai. Jika Anda tidak dapat menemukan informasinya di internet, panggilan telepon yang sopan sering kali dapat menjelaskan kepada siapa Anda harus alamat surat Anda.
   • Secara umum, yang terbaik adalah menghindari sapaan seperti "Dear Sir / Madam". Salam semacam itu sama sekali tidak bersifat pribadi, sehingga pembaca tidak akan terkesan, yang artinya surat Anda mungkin tidak akan diingat jika dibaca sama sekali.
     • Misalnya, bayangkan Anda yang mempekerjakan orang dan Anda menerima dua surat - satu dengan salam "Dear Sir / Madam" dan yang lainnya dengan nama spesifik Anda. Pelamar mana yang Anda harapkan yang akan melakukan pekerjaannya dengan lebih baik dan oleh karena itu layak untuk dipekerjakan?
2. Jika Anda tidak dapat menemukan nama persis orang yang Anda tuju, jangan kesal! Terkadang informasi ini sengaja disembunyikan. Dalam kasus tersebut, "Dear Sir / Madam" dapat diterima.
   • Misalnya, jika Anda mengirimkan surat rekomendasi atau surat resmi kepada seseorang di dalam perusahaan yang namanya tidak Anda ketahui, Anda boleh menggunakan sapaan umum seperti "Kepada Siapa Yang Berkepentingan".
3. Mulailah surat Anda dengan salam yang benar. Jika Anda tahu kepada siapa Anda menulis, itu hanya "Dear * nama orangnya *". Dengan beberapa pengecualian, orang tertentu selalu disapa.
   • Jika Anda menulis kepada seseorang yang penting seperti pejabat pemerintah, profesor, atau tokoh agama, gunakan alamat khusus untuk posisi itu.
     • Misalnya, jika Anda menulis seorang Rabi Resmi, sapaan Anda harus "Rabi * Nama Belakang *" atau "Rabi yang Terhormat"; jika Anda menulis surat kepada Presiden Amerika Serikat, salam Anda adalah "Tuan Presiden yang terhormat."
     • Kebanyakan judul bisnis tidak memerlukan bentuk alamat khusus; "Dear Chief Executive Officer Bill Gates" adalah contoh dari bentuk sapaan yang terdengar agak kaku dan kaku. Pengacara dan petugas hukum merupakan pengecualian penting.
4. Periksa kembali ejaan nama penerima Anda. Nama yang salah eja sangat menyinggung dan di atas segalanya sangat ceroboh.
   • Tidak hanya berhati-hati dengan nama dan jabatan yang terdengar asing, tetapi juga akrab dengan nama yang mudah salah dieja jika Anda lalai. Bahkan jika Anda tidak mengetahui perbedaan antara, katakanlah, John Smythe dan John Smith, kedua keluarga mungkin akan menganggap kesalahan seperti itu cukup serius.
   • Berhati-hatilah saat menggunakan jabatan pekerjaan sebagai bentuk alamat. Menggunakan nama pekerjaan yang salah bisa dianggap sangat menyinggung. Misalnya, jabatan yang terdengar serupa seperti "Assistant Regional Manager" dan "Assistant Regional Manager" bisa membingungkan.
5. Mulailah dengan kalimat pembuka yang menarik perhatian. Baris pembuka surat menarik perhatian dan menentukan nada untuk sisa surat itu. Bandingkan menulis surat dengan memancing dan pikirkan umpan memancing di kalimat pembuka. Anda ingin membujuk pembaca agar menangkapnya menggunakan kalimat pembuka itu.
   • Saat Anda menulis surat lamaran, Anda ingin surat Anda menonjol dari semua surat lamaran lain yang tak terhitung jumlahnya yang bersaing dengan Anda. Misalnya, dengan menyoroti pencapaian Anda yang paling unik dan menarik di awal surat Anda, Anda akan memastikan bahwa Anda pasti diperhatikan dan Anda diharapkan telah meyakinkan pembaca sehingga dia ingin belajar lebih banyak tentang Anda.
   • Hindari menggunakan frasa usang atau canggung dalam surat bisnis. Bagian dari seni menulis surat adalah menggunakan kata-kata yang tepat. Ingatlah bahwa penerima mungkin telah membaca banyak surat seperti milik Anda. Cobalah untuk menonjol!
   • Hindari frasa seperti "Halo. Nama saya ... "," Saya menulis surat ini karena ... ", atau" Saya sedang berpikir untuk menulis ... ". Ini umum, tetapi tidak perlu - nama Anda sudah disebutkan di surat, alasan Anda menulis harus jelas dan tidak ada yang membaca pikiran Anda - mereka membaca apa yang Anda tulis.
6. Buktikan sendiri di paragraf pertama. Paragraf pertama adalah kelanjutan dari kalimat pembuka Anda yang luar biasa. Terkadang Anda hanya membutuhkan satu kalimat untuk menyelesaikan paragraf pertama.
   • Cobalah untuk membangkitkan minat melalui paragraf pertama. Paragraf pertama Anda adalah semacam versi percobaan dari sisa surat Anda - jika pembaca tidak menyukai paragraf pertama Anda, dia mungkin tidak membaca sisa surat Anda. Mulailah dengan kuat! Misalnya, jika Anda menulis surat lamaran dan ingin mencantumkan pencapaian Anda di tempat kerja, jangan mulai dengan pencapaian yang paling tidak penting - pembaca mungkin sudah berhenti membaca sebelum membaca pencapaian terpenting Anda!
   • Dalam surat bisnis dan surat pengantar, jelaskan di paragraf pertama Anda tentang apa yang dapat Anda lakukan untuk penerima Anda dan mengapa Anda menulis.
     • Saat Anda menulis kalimat di depan, seperti "Saya seorang pegawai toko komputer yang sangat berpengalaman dan saya tahu banyak tentang komputer", hal itu akan tampak bagi pembaca sebagai kalimat yang tidak berarti dan tidak menarik bagi pembaca. Sepenggal tulisan seperti "Dengan pengalaman saya selama bertahun-tahun, saya dapat berkontribusi untuk kesuksesan toko komputer Anda. Saya dapat menggunakan keahlian saya untuk memberikan saran yang dibuat khusus untuk semua jenis pelanggan "sudah jauh lebih spesifik dan terdengar seperti sesuatu yang dibutuhkan pembaca dan yang membuat dia terpesona dan terus membaca.
7. Ciptakan koneksi Anda di paragraf pertama. Ini terutama penting untuk surat bisnis, di mana pembacanya memiliki waktu terbatas, sehingga surat Anda bahkan mungkin tidak dapat dibaca. Paragraf pertama Anda harus menyatakan siapa Anda dan tujuan surat Anda. Jika memungkinkan, Anda dapat menyebutkan percakapan atau kontak sebelumnya untuk menyegarkan ingatan pembaca sehingga jelas siapa Anda lagi. Anda dapat menyebutkan siapa yang mereferensikan Anda. Jelas, Anda perlu memperjelas betapa hebatnya Anda, tetapi berhati-hatilah agar tidak dianggap menyombongkan diri.
   • Misalnya, pernyataan seperti "Saya menulis sebagai tanggapan atas percakapan kita pada tanggal 20 Juni tentang kesepakatan di seberang jembatan" menyatakan dengan sangat spesifik subjek surat tersebut. Pernyataan seperti ini sangat membantu pembaca - Pernyataan tersebut menyertakan detail kontak sebelumnya dan dengan baik hati mengingat tentang kontak tersebut, menjadikan surat Anda sebagai kelanjutan dari percakapan sebelumnya, daripada interupsi yang tiba-tiba dan mungkin tidak relevan.
   • Potong ke pengejaran. Tidak ada yang ingin membaca teks yang bertele-tele - dan mengapa membuatnya sulit untuk dibaca saat menulis surat kepada seseorang yang Anda membutuhkan sesuatu?
   • Usahakan paragraf pertama Anda ringkas dan mudah dibaca, serta menarik. Jika ini terdengar sulit, nah… sekarang Anda tahu mengapa menulis surat adalah seni itu sendiri!

Tips

• Abaikan salam ("Dear So and So") untuk korespondensi rutin dan informal. Contohnya termasuk surat yang dikirim dalam perusahaan atau email pribadi, memorandum dan pelaporan formal.
  • Surat berbeda dengan memorandum, pengumuman, atau surat terbuka karena ditujukan kepada satu orang. Misalnya, jika Anda menulis permintaan yang ditujukan kepada banyak orang berbeda yang Anda ingin mereka lakukan, atau pengumuman bahwa sesuatu telah terjadi atau akan terjadi, pertimbangkan untuk mengubah format pesan.
• Jika Anda mengirim surat penting, buat salinannya. Untuk alasan apa pun Anda ingin memiliki salinan untuk diri Anda sendiri, segera setelah surat Anda dikirim, salinannya akan hilang, jadi sebaiknya Anda membuat salinannya.
• Informalitas memiliki dua sisi - Ini dapat memperbaiki atau merusak surat Anda. Nada informal dapat membuat surat Anda menonjol dan membantu menyampaikan maksud Anda, tetapi juga dapat dianggap tidak profesional dan sembrono. Itu tergantung pada penerima Anda. Jika Anda tidak terbiasa dengan penerima Anda, ketahuilah bahwa informalitas bisa berisiko.
• Sangat berguna jika Anda dapat mengungkapkan hal-hal penting dalam beberapa kata, terutama dalam konteks bisnis. Bagi pelamar, kemampuan berkomunikasi dengan baik dan ringkas di surat lamaran Anda adalah ujian pertama Anda. Untuk surat-surat ini, luangkan waktu ekstra untuk memastikan Anda menguasai dasar-dasarnya, seperti menggunakan salam yang benar.