Isi

• Melangkah
• Bagian 1 dari 3: Meminta cuti dari majikan Anda
• Bagian 2 dari 3: Mengajukan cuti di universitas atau sekolah Anda
• Bagian 3 dari 3: Memformat surat Anda

Cuti adalah periode di mana Anda memiliki izin untuk bebas dari pekerjaan atau sekolah. Cuti mungkin diperlukan karena berbagai alasan, seperti saat Anda sendiri sakit atau saat ada anggota keluarga yang sakit, atau karena cuti panjang. Dalam beberapa kasus, karyawan berhak menurut undang-undang atas bentuk cuti tertentu, seperti cuti hamil atau cuti saat Anda mengadopsi anak, atau saat Anda harus mengasuh anggota keluarga dekat. Definisi cuti tergantung pada lamanya absensi. Dalam beberapa kasus, seperti absen singkat dari pekerjaan atau sekolah kurang dari sebulan, itu tidak dianggap cuti, sementara dalam kasus lain bahkan absen selama seminggu dianggap cuti. Sebelum mengajukan cuti, penting untuk menentukan apa yang didefinisikan oleh perusahaan atau sekolah sebagai cuti, karena ketidakhadiran yang Anda ajukan mungkin tidak cukup lama bagi Anda untuk memintanya secara resmi.

Melangkah

Bagian 1 dari 3: Meminta cuti dari majikan Anda

1. Berikan peringatan dini kepada atasan Anda. Saat Anda meminta cuti dari majikan Anda, penting untuk memberikan peringatan dini. Tentu saja, peringatan dini tidak selalu memungkinkan dalam keadaan tertentu, seperti kematian tak terduga dari orang yang dicintai. Namun, jika peringatan dini dimungkinkan (misalnya, jika waktu istirahat yang Anda inginkan hanya beberapa minggu atau bulan lagi), tulis surat tersebut sedini mungkin sehingga atasan dan anggota tim Anda di tempat kerja dapat mempertimbangkannya. Cara yang baik untuk memberikan peringatan dini adalah dengan mendiskusikan proposal cuti dengan atasan Anda sebelum mengajukan cuti. Dengan cara ini Anda bisa merujuk pada percakapan Anda sebelumnya di kalimat pertama Anda dan surat itu tidak akan mengejutkan atasan Anda.
2. Tentukan tanggal tertentu. Cantumkan tanggal spesifik yang ingin Anda tinggalkan. Jangan ragu tentang kapan Anda ingin absen. Dalam beberapa kasus, mungkin tidak dapat memberikan data spesifik, tetapi data spesifik akan membantu atasan Anda dan kolega Anda untuk merencanakan sebelumnya bagaimana mereka dapat mengelola pekerjaan Anda saat Anda tidak ada. Oleh karena itu, jika memungkinkan, tuliskan sespesifik mungkin dalam surat Anda tentang tanggal di mana Anda berencana untuk tidak bekerja.
3. Bersikaplah transparan terhadap atasan Anda. Bersikaplah setransparan mungkin tentang mengapa Anda menginginkan waktu istirahat. Ini tidak berarti Anda harus membahas setiap detail kecil tentang mengapa Anda ingin menjauh. Dalam banyak kasus, atasan Anda bahkan tidak berhak mengetahui detail tertentu tentang kehidupan pribadi Anda. Namun, bersikap transparan dan sejujur ​​mungkin kepada pemberi kerja tentang alasan Anda ingin cuti meminimalkan kemungkinan konflik dengan manajemen.
4. Diskusikan bagaimana pekerjaan Anda akan ditransfer saat Anda tidak ada. Dalam surat Anda, Anda harus menyatakan bahwa Anda menyadari tanggung jawab Anda dan memahami bahwa sebelum Anda pergi, Anda ingin mendiskusikan bagaimana pekerjaan Anda akan dipindahkan jika Anda tidak ada. Anda dapat memberikan perincian dalam surat Anda tentang bagaimana menurut Anda pekerjaan Anda harus diserahkan (misalnya, dengan meninggalkan catatan terperinci untuk anggota tim Anda tentang proyek saat ini yang harus dilakukan saat Anda tidak ada, atau memberikan perincian kontak Anda sehingga anggota tim dapat menghubungi Anda dalam keadaan darurat).
5. Ketahui jenis cuti apa yang berhak Anda dapatkan. Ketahuilah bahwa Anda berhak atas jenis cuti tertentu menurut hukum. Penting untuk membedakan antara cuti yang Anda berhak dan cuti yang hanya dapat disahkan oleh majikan Anda.
   • Di Belanda, misalnya, Anda berhak atas setidaknya 16 minggu cuti melahirkan yang tidak dibayar (tetapi Anda masih dapat menerima tunjangan) setelah kelahiran anak atau paling lambat 22 minggu setelah adopsi seorang anak.
   • Jika Anda menulis surat untuk meminta cuti yang Anda berhak menurut hukum, Anda dapat mendasarkan permintaan Anda itu. Misalnya, Anda bisa mengatakan, "Seperti yang Anda dan saya ketahui, saya berhak mendapatkan cuti. Saya berharap mendapatkan waktu istirahat antara (masukkan tanggal). Bagaimana kami dapat memastikan produktivitas terus berlanjut? "Selain itu, menanyakan kepada atasan Anda bagaimana menjaga produktivitas menunjukkan bahwa Anda peduli dengan kesejahteraan atasan Anda, dan itu dapat memperkuat posisi Anda di tempat kerja.
   • Jika Anda meminta cuti yang tidak secara otomatis menjadi hak Anda berdasarkan kontrak, sesuaikan nada bicara Anda sehingga Anda menunjukkan bahwa Anda menyesal atas ketidaknyamanan ini dan berjanji untuk mengganti waktu yang hilang sebaik mungkin.
   • Beri tahu atasan Anda jika Anda mengalami hari libur atau hari sakit.
   • Menyertakan informasi ini dalam surat juga membuat segalanya menjadi lebih jelas bagi Petugas Sumber Daya Manusia, jika atasan Anda memutuskan untuk menolak aplikasi Anda dan Anda harus mengajukan banding.
6. Berikan ide tentang bagaimana Anda ingin mendelegasikan pekerjaan Anda saat Anda tidak ada. Meskipun atasan Anda mungkin memiliki keputusan akhir tentang hal ini, Anda dapat memberikan saran bermanfaat tentang karyawan mana yang menurut Anda paling baik untuk mengambil alih berbagai aspek pekerjaan Anda saat Anda tidak ada. Namun, jangan memberikan segalanya kepada satu orang, karena itu tidak adil bagi rekan kerja tersebut.
7. Gunakan nada hormat. Apa pun situasinya, penting bagi Anda untuk mengajukan cuti dengan cara yang sopan. Dengan kata lain, Anda harus meminta daripada meminta, meskipun Anda berhak untuk itu oleh hukum. Meminta dengan sopan dapat mencegah konfrontasi dengan manajemen.

Bagian 2 dari 3: Mengajukan cuti di universitas atau sekolah Anda

1. Temukan formulir permintaan cuti. Siswa yang ingin mengajukan cuti di universitas atau sekolah biasanya harus mengisi formulir. Unduh formulir aplikasi cuti dari situs web universitas Anda. Formulir ini juga harus tersedia di departemen program studi Anda.
2. Isi formulir. Formulir tersebut menanyakan informasi seperti nama, nomor siswa, alamat dan program studi Anda.
   • Formulir tersebut mungkin juga akan menanyakan kewarganegaraan atau visa Anda. Cuti dapat mempengaruhi visa pelajar internasional. Ini karena jika Anda seorang pelajar internasional, Anda telah diberikan visa untuk belajar. Jika Anda menarik diri dari pendidikan Anda untuk waktu yang lama, Anda mungkin diminta untuk kembali ke negara asal Anda dan mengajukan kembali visa jika Anda ingin kembali. Cari tahu apa dampak cuti terhadap visa Anda jika Anda seorang pelajar internasional yang memegang visa pelajar. Kebijakan ini berbeda di setiap negara dan ditentukan oleh pemerintah.
   • Di universitas di Amerika Serikat, formulir akan menanyakan apakah Anda menerima dukungan keuangan dari pemerintah. Jika Anda seorang pelajar di AS dan menerima tunjangan, biasanya Anda memiliki persyaratan kehadiran untuk menerima tunjangan ini. Cuti dapat memengaruhi hak Anda atas tunjangan ini, jadi penting untuk menghubungi Kantor Tunjangan dan berbicara dengan penasihat keuangan tentang cara terbaik untuk mengajukan cuti. Di Belanda, sebagai pelajar di sekolah, Anda juga harus meminta cuti karena kehadiran atau wajib belajar.
3. Tulislah surat permohonan cuti Anda sebagai dokumen pendukung. Aplikasi cuti biasanya harus disertai dengan dokumen pendukung yang dibutuhkan universitas Anda untuk menyetujui permintaan Anda. Jika Anda mengajukan cuti militer, Anda harus menambahkan perintah militer Anda. Jika Anda mengajukan cuti karena alasan medis, Anda harus menyertakan surat dari dokter atau penyedia layanan kesehatan Anda.Namun, jika Anda mengajukan cuti karena alasan pribadi, Anda harus menulis surat permintaan cuti yang menyatakan keadaan dan alasan aplikasi Anda.
4. Bersikaplah transparan tentang alasan Anda. Jika permintaan cuti Anda karena alasan pribadi, penting untuk bersikap setransparan mungkin terhadap departemen Anda, sehingga departemen Anda dapat menentukan apakah Anda berhak untuk keluar dalam situasi khusus Anda.
5. Dalam surat Anda, sebutkan pekerjaan apa pun yang ingin Anda lakukan saat Anda pergi. Misalnya, Anda bisa menjadi mahasiswa riset yang mengajukan cuti untuk menyelesaikan proyek riset Anda di lokasi terpencil. Mahasiswa doktoral biasanya berhak atas jenis cuti ini. Namun, mereka harus mendiskusikan rencana mereka dengan penasihat studi fakultas mereka sebelum cuti dialokasikan, sehingga penasihat studi dapat mengonfirmasi kepada departemen bahwa Anda (siswa) memenuhi tujuan penelitian Anda. Dalam permintaan cuti Anda, tentukan pekerjaan yang Anda rencanakan untuk dilakukan selama Anda tidak ada.

Bagian 3 dari 3: Memformat surat Anda

1. Cantumkan alamat pengirim. Tampaknya tidak perlu menyertakan alamat Anda sendiri jika Anda bekerja di gedung yang sama dengan tempat kerja Anda, tetapi melakukan hal ini akan memastikan bahwa surat tersebut dikembalikan ke alamat yang benar seandainya kantor pos melakukan kesalahan dalam pengiriman. Departemen Sumber Daya Manusia juga merasa mudah untuk mengarsipkan surat Anda jika alamat Anda tertulis di situ.
2. Gunakan tanggal surat itu selesai. Seringkali orang memberi tanggal surat mereka ketika mereka memulainya, tetapi jika Anda membutuhkan beberapa hari untuk menyelesaikan surat itu, jangan lupa untuk mengubah tanggal ke tanggal surat itu selesai dan ditandatangani.
3. Sebutkan alamat penerima. Sebutkan nama penerima dan gelar pribadi mereka (misalnya Dr. Smit, Prof. Luiten).
4. Gunakan nama penerima untuk sapaan. Bahkan jika Anda mengenal atasan Anda dengan baik, panggil dia secara formal dengan gelar profesional atau pribadinya, diikuti dengan nama belakangnya.
5. Tentukan gaya pemformatan yang ingin Anda gunakan untuk paragraf. Gaya pemformatan yang populer mengikuti kebiasaan berikut:
   • Paragraf diberi spasi tunggal.
   • Aturannya bertentangan dengan margin kiri.
   • Alih-alih membuat indentasi paragraf, semua baris harus berlawanan dengan margin kiri.
   • Ada spasi di antara paragraf.
6. Akhiri surat Anda dengan penutup yang sopan, seperti "Hormat kami" atau "Salam Hormat".
   • Beri spasi di antara paragraf terakhir dan penutup "Hormat kami".
   • Tinggalkan empat garis putih antara "Hormat kami" dan tanda tangan Anda.
7. Tanda tangani surat itu. Setelah Anda mencetak surat itu, tandatangani dengan pena di antara empat garis putih.