Isi

• Melangkah
• Metode 1 dari 3: Memilih format yang benar
• Metode 2 dari 3: Tulis pesan Anda
• Metode 3 dari 3: Siapkan email Anda untuk dikirim

Banyak orang yang enggan menulis email resmi. Anda biasanya menggunakan email untuk mengirim pesan pribadi dan informal. Jika Anda perlu mengirim email ke guru, majikan, klien, lembaga pemerintah, atau tujuan resmi lainnya, ada beberapa panduan sederhana yang bisa Anda ikuti. Jaga agar pesan Anda jelas dan ringkas dan ikuti standar gaya, nada dan format yang diterima secara umum. Dan jangan lupa untuk membaca dan mengecek email Anda sebelum mengirimkannya.

Melangkah

Metode 1 dari 3: Memilih format yang benar

1. Gunakan alamat email netral. Cara terbaik adalah menggunakan alamat email yang merupakan variasi dari nama asli Anda dan bukan nama pengguna, nama panggilan, atau nama panggilan. Untuk membuat alamat email yang tidak lebih dari nama Anda, tanpa tambahan angka atau huruf, Anda dapat menggunakan titik dan / atau tanda hubung atau tanda hubung.
   • Misalnya, alamat email seperti [email protected] tidak terlihat sangat profesional. Sebaliknya, alamat [email protected] membuat kesan yang jauh lebih serius.
2. Gunakan font profesional. Kebanyakan penyedia layanan email tidak memperbolehkan Anda untuk memilih dari banyak font dan gaya tata letak yang berbeda. Bagaimanapun, yang terbaik adalah tetap menggunakan gaya tradisional dalam email formal, dengan font seperti Times New Roman atau Arial. Jangan gunakan font dekoratif seperti Comic Sans atau Old English. Perhatikan juga hal-hal berikut:
   • Ketik email Anda dalam ukuran font yang terbaca, seperti ukuran font 12.
   • Hindari gaya khusus seperti font miring, disorot, atau warna-warni kecuali penggunaannya dibenarkan sehubungan dengan konten dan tujuan email Anda.
   • Jangan menulis semua teks dengan huruf kapital. Jika Anda mengetik semuanya dengan huruf kapital, sepertinya Anda sedang membentak penerima.
3. Pilih subjek yang pendek dan tepat. Dalam subjek Anda, gunakan kata kunci yang mendeskripsikan dengan tepat tentang apa email itu, tidak lebih dari beberapa kata. Dengan begitu, Anda membantu mencegah pembaca mengabaikan pesan Anda karena email tersebut tidak memiliki subjek, subjek yang terlalu kabur, atau subjek yang memberi kesan bahwa email tersebut tidak penting.
   • Topik seperti: "Pertanyaan", "Pesan dari saya", atau "Email tentang topik penting" terlalu kabur atau mubazir dan oleh karena itu sama sekali tidak berguna.
   • Di sisi lain, topik seperti "Jadwal, Daftar Tamu, Preferensi Makan Siang, dan Ikhtisar Rapat 12 Maret" terlalu panjang untuk ditangani. Apalagi judul ini mencakup beberapa topik.
   • Judul seperti "Rapat Kerusakan Eskalator 12 Maret" pendek dan jelas. Dia mengarahkan penerima ke satu subjek utama dan tanggal yang sesuai.

Metode 2 dari 3: Tulis pesan Anda

1. Pilih salam yang cocok. Selalu mulai email formal dengan salam yang sesuai. Cara terbaik adalah memanggil penerima dengan namanya (jika Anda mengenal mereka). Pada prinsipnya, sapaan di email resmi selalu dimulai dengan "Dear ...", diikuti dengan gelar (tuan / nyonya), nama belakang orang tersebut, dan koma. Jika Anda sudah mengetahui orang yang dituju e-mail tersebut, Anda dapat memulai sapaan dengan "Dear ..." diikuti dengan nama depan.
   • Jika Anda tidak tahu nama orang yang dituju email Anda, gunakan sapaan seperti "Dear Sir / Madam", "Dear Chairman / Dear Board", atau jika perlu, "To who it concern".
   • Jangan memulai email Anda dengan "Halo", "Hai", "Selamat tinggal" atau sapaan biasa lainnya.
2. Perkenalkan diri Anda di paragraf pertama, jika perlu. Jika pesan Anda ditujukan kepada seseorang yang saat ini tidak memiliki hubungan dengan Anda, seperti klien baru, kepala departemen Perekrutan & Seleksi perusahaan yang ingin Anda lamar, atau pejabat di kota, katakan dulu siapa Anda dan apa alasan pesan Anda. Lakukan ini dalam satu atau dua kalimat di awal email Anda.
   • Misalnya, jika Anda ingin mengirim email ke calon pemberi kerja, Anda bisa mengatakan, "Nama saya Erik van Raam. Alasan email ini adalah saya ingin melamar posisi asisten administrasi yang disebutkan di situs web CarrièreXYZ.nl. "
3. Mulailah dengan informasi yang paling penting. Setelah memperkenalkan diri dan meringkas alasan pesan Anda, Anda dapat melanjutkan ke isi utama email Anda. Letakkan informasi paling penting hampir di atas. Dengan cara ini Anda menunjukkan rasa hormat untuk waktu berharga penerima dan Anda dengan cepat mengklarifikasi tujuan email Anda.
   • Misalnya, jika Anda menulis surat kepada pegawai negeri di sebuah lembaga pemerintah, hal pertama yang dapat Anda katakan adalah, "Nama saya Aletta van Raam. Saya menemukan alamat email Anda di situs web Jaksa Penuntut Umum. Saya menulis kepada Anda untuk mempertanyakan panggilan pengadilan yang saya terima pada tanggal 31 Desember 2009 sehubungan dengan pelanggaran lalu lintas. "
4. Katakan seperti apa secara langsung. Dalam email formal, sama sekali tidak masalah untuk berterus terang, selama Anda tetap sopan. Dengan menjelajahi semak-semak, Anda hanya mencapai bahwa perhatian pembaca Anda berkurang, membuatnya lebih sulit baginya untuk menentukan dengan tepat apa yang Anda inginkan atau butuhkan.
   • Misalnya, jika Anda mengirim email ke guru, jangan buang tempat dengan pengisian yang tidak perlu seperti, "Saya Diana Franssen. Apakah anda tahu saya? Kimia 221 adalah pelajaran favorit saya saat ini. Saya suka cara perkuliahan diatur. Saya selalu bisa mengikuti semuanya dengan sempurna dan saya selalu tahu persis apa yang diharapkan dalam ujian. Bicara soal ujian, saya ingin bertanya tentang ujian minggu depan. "
   • Sebaliknya, jauh lebih jelas untuk menulis sesuatu seperti: "Nama saya Diana Franssen dan saya menghadiri Chemistry 221 dengan Anda. Saya menulis kepada Anda dengan pertanyaan tentang kemungkinan konflik di waktu ujian yang akan datang."
5. Jaga agar tetap singkat. Tidak ada aturan standar untuk panjang email yang ditentukan. Namun demikian, yang terbaik adalah menjaga panjang maksimum satu layar (laptop atau PC) untuk email.
   • Jika surel Anda relatif panjang, bagilah menjadi beberapa paragraf pendek. Sisipkan baris kosong di antara dua paragraf, alih-alih membuat indentasi di awal setiap paragraf.
6. Jaga bahasa Anda tetap formal. Anda menulis email formal dalam konteks profesional, itulah sebabnya Anda secara alami ingin memberi kesan yang baik. Gunakan kalimat lengkap dan frasa sopan. Hindari hal-hal seperti:
   • Slang
   • Singkatan atau kontraksi yang tidak perlu
   • Emoticon dan smiley
   • Bahasa vulgar
   • Lelucon
7. Tutup email Anda dengan benar. Apa yang berlaku untuk salam juga berlaku untuk penutupan. Anda dapat menutup email resmi dengan beberapa cara yang dapat diterima. Selalu cantumkan nama lengkap dan posisi Anda di bawah penutupan. Bergantung pada konten email Anda, Anda dapat menggunakan satu atau beberapa penutupan berikut:
   • "Menunggu balasanmu, aku tetap tinggal,"
   • 'Dengan hormat,'
   • 'Hormat kami,'
   • 'Terima kasih banyak sebelumnya,'
   • 'Terima kasih yang bersahabat,'

Metode 3 dari 3: Siapkan email Anda untuk dikirim

1. Tambahkan lampiran apa pun yang ingin Anda sertakan. Jika Anda perlu menyertakan lampiran tertentu dengan email Anda, harap cantumkan di badan email Anda untuk memberi tahu penerima bahwa ada lampiran dengan email tersebut. Bersikaplah baik untuk menjaga jumlah dan ukuran lampiran kecil, dan memilih jenis file tradisional dan kompatibel secara luas.
   • Misalnya, tambahkan komentar seperti: "Terlampir Saya akan mengirimkan salinan resume dan portofolio saya dalam format PDF."
2. Periksa email Anda dengan hati-hati untuk kesalahan ejaan dan tata bahasa. Jangan bergantung begitu saja pada pemeriksa ejaan dari penyedia layanan email atau program pengolah kata Anda. Membaca email Anda dengan suara keras atau meminta orang lain untuk memeriksanya untuk Anda adalah cara yang bagus untuk melihat kesalahan ketik, kesalahan eja, atau kalimat yang tidak jelas.
3. Pastikan tidak ada informasi rahasia di email Anda. Ingatlah selalu bahwa email bukanlah sistem komunikasi yang 100% aman. Ingatlah bahwa server email dapat diretas, atau penerima dapat, dengan sengaja atau tidak, membagikan informasi yang tidak ingin Anda publikasikan kepada orang lain.
   • Hindari memasukkan kata sandi, nomor akun, atau informasi rahasia lainnya ke dalam email.