Isi

• Melangkah
• Bagian 1 dari 3: Menyiapkan SOP Anda
• Bagian 2 dari 3: Menulis SOP Anda
• Bagian 3 dari 3: Memastikan kesuksesan dan ketepatan
• Tips

Prosedur Operasional Standar (SOP) berisi informasi tentang cara melakukan tugas langkah demi langkah. SOP yang ada hanya perlu diubah dan diperbarui, tetapi Anda juga dapat berada dalam situasi di mana Anda harus menyiapkannya sepenuhnya.

Melangkah

Bagian 1 dari 3: Menyiapkan SOP Anda

1. Pilih format. Tidak ada cara yang benar dan salah dalam menulis SOP. Tetapi perusahaan Anda mungkin sudah memiliki sejumlah SOP yang dapat Anda lihat untuk mendapatkan gambaran tentang pengaturan yang diinginkan. Gunakan SOP yang ada - jika ada - sebagai contoh. Jika tidak ada, Anda memiliki beberapa opsi:
   • Setup dengan langkah-langkah sederhana. Ini bagus untuk prosedur rutin, yang singkat, menghasilkan sedikit kemungkinan hasil, dan cukup konkret. Faktanya, di luar dokumentasi yang diperlukan dan tindakan pencegahan keselamatan, ini tidak lebih dari daftar poin, yang memberi tahu pembaca dalam kalimat sederhana apa yang harus dilakukan.
   • Pengaturan dengan langkah-langkah hierarki. Ini bekerja dengan baik untuk prosedur yang lebih lama - dengan lebih dari sepuluh langkah, membutuhkan keputusan untuk dibuat, diklarifikasi dan terminologi dijelaskan. Biasanya ini adalah daftar langkah-langkah utama dan sub-langkahnya dalam urutan tertentu.
   • Setup dengan diagram alir. Jika prosedur lebih seperti peta, dengan banyak kemungkinan hasil yang berbeda, diagram alur adalah solusi terbaik. Anda harus memilih penyiapan ini jika hasil tidak dapat diprediksi dengan benar.
2. Pikirkan tentang audiens Anda. Ada tiga hal penting yang harus diperhatikan sebelum menulis SOP:
   • Apa yang sudah diketahui audiens Anda? Apakah masyarakat Anda mengenal organisasi dan prosedurnya? Apakah mereka tahu istilahnya? Bahasa yang Anda gunakan harus sesuai dengan pengetahuan dan kontribusi pembaca.
   • Kemampuan bahasa audiens Anda. Mungkinkah ada orang yang tidak berbicara bahasa Anda jika mereka membaca SOP "" Anda? Jika demikian, ada baiknya untuk menyertakan gambar dengan keterangan dan diagram.
   • Ukuran audiens Anda. Jika SOP Anda dibaca oleh banyak orang (dalam peran berbeda) pada saat yang sama, Anda harus menyiapkan dokumen sebagai dialog dalam sebuah drama: pengguna 1 melakukan sesuatu, lalu pengguna 2, dan seterusnya. Dengan cara ini, setiap pengguna dapat melihat bagaimana dia adalah roda penggerak dalam mesin yang berjalan lancar.
3. Pikirkan tentang pengetahuan "Anda". Intinya begini: Apakah Anda orang yang tepat untuk menuliskannya? Apakah Anda mengerti tentang apa ini? Bagaimana bisa salah? Bagaimana seharusnya aman? Jika tidak, lebih baik Anda menyerahkan pekerjaan itu kepada orang lain. SOP yang ditulis dengan buruk - atau lebih buruk, tidak ditulis dengan benar - SOP tidak hanya menyebabkan penurunan produktivitas dan kegagalan organisasi, tetapi juga dapat menjadi tidak aman dan memengaruhi segalanya mulai dari tim Anda hingga lingkungan. Singkatnya, ini bukanlah risiko yang ingin Anda ambil.
   • Jika itu adalah proyek yang Anda rasa berkewajiban untuk diselesaikan, jangan takut untuk meminta bantuan kepada mereka yang menangani prosedur setiap hari. Melakukan wawancara adalah bagian umum dari proses pembuatan SOP.
4. Pilih antara SOP pendek atau panjang. Jika Anda menulis atau memutakhirkan SOP untuk sekelompok orang yang terbiasa dengan protokol, terminologi, dll. Dan hanya ingin SOP yang singkat dan ringkas, seperti daftar periksa, Anda dapat membuatnya tetap pendek.
   • Selain tujuan umum dan informasi relevan lainnya (tanggal, penulis, nomor ID, dll.), Ini hanya berisi daftar langkah-langkah. Jika tidak diperlukan rincian atau klarifikasi lebih lanjut, ini sudah cukup.
5. Ingatlah tujuan SOP. Jelas bahwa Anda berurusan dengan prosedur yang berulang-ulang di organisasi Anda. Tetapi adakah alasan khusus mengapa SOP ini sangat berharga? Haruskah keamanan ditekankan di dalamnya? Langkah kepatuhan? Apakah itu digunakan untuk pelatihan atau setiap hari? Berikut beberapa alasan mengapa SOP Anda diperlukan untuk kesuksesan tim Anda:
   • Untuk memastikan standar kepatuhan terpenuhi
   • Untuk memaksimalkan kebutuhan produksi
   • untuk memastikan bahwa prosedur tersebut tidak merugikan lingkungan
   • Untuk memastikan keamanan
   • Untuk memastikan semuanya berjalan sesuai jadwal
   • Untuk menghindari cacat produksi
   • Untuk digunakan sebagai dokumen pelatihan
     • Mengetahui apa yang harus ditekankan dalam SOP Anda akan mempermudah penyusunan dokumen di sekitar poin-poin tersebut. Juga lebih mudah untuk melihat betapa pentingnya SOP Anda.

Bagian 2 dari 3: Menulis SOP Anda

1. Jelaskan materi yang diperlukan. SOP teknis umumnya, "selain" prosedur itu sendiri, terdiri dari empat elemen:
   • Judul Halaman. Ini termasuk 1) judul prosedur, 2) nomor identifikasi SOP, 3) tanggal penerbitan atau modifikasi, 4) nama perusahaan, divisi atau departemen yang terkait dengan SOP, dan 5) tanda tangan dari mereka yang menyiapkan dan menyetujui SOP. Anda dapat mengatur halaman ini sesuka Anda, selama informasinya jelas.
   • Indeks. Ini hanya perlu dilakukan jika SOP Anda panjang, sehingga Anda dapat dengan mudah mencarinya. Pengaturan standar sederhana adalah yang Anda butuhkan di sini.
   • Kontrol kualitas dan kualitas. Suatu prosedur tidak baik jika tidak dapat diperiksa. Pastikan Anda memiliki bahan dan detail yang diperlukan sehingga pembaca dapat memverifikasi bahwa hasil yang diinginkan telah tercapai. Ini bisa dalam bentuk dokumen lain, seperti contoh evaluasi.
   • Referensi. Pastikan Anda memiliki daftar semua buku referensi yang dikutip atau dikutip. Saat mengacu pada SOP lain, pastikan informasi yang diperlukan sudah termasuk dalam lampiran.
     • Mungkin organisasi Anda menggunakan protokol lain selain ini. Jika Anda dapat mengacu pada SOP yang sudah ada, lepaskan struktur ini dan tetap berpegang pada apa yang sudah ada.
2. Dalam prosedurnya sendiri, pastikan untuk mematuhi yang berikut:
   • Cakupan dan penerapan. Dengan kata lain, gambarkan tujuan proses, batasannya, tetapi juga bagaimana proses itu akan digunakan. Tambahkan standar, regulasi, peran dan tanggung jawab, serta masukan dan keluaran.
   • Metodologi dan prosedur. Ini adalah daging di tulang - daftar semua langkah, termasuk detail yang diperlukan dan termasuk semua peralatan yang diperlukan. Sertakan prosedur dan faktor keputusan selanjutnya.Identifikasi poin "bagaimana ... jika" dan potensi pelanggaran atau masalah keamanan.
   • Klarifikasi Terminologi. Identifikasi singkatan dan frasa yang tidak memiliki kesamaan bahasa.
   • Peringatan Kesehatan dan Keselamatan. Buat daftar ini di bab terpisah, dan juga buat daftar di samping langkah-langkah terkait. Jangan meremehkan hal-hal ini.
   • Peralatan dan perlengkapan. Buat daftar apa yang dibutuhkan dan perlengkapan atau standar perlengkapan apa yang dapat Anda temukan kapan dan di mana.
   • Peringatan dan Masalah. Jadi departemen masalah. Bicarakan tentang apa pun yang bisa salah, apa yang harus diperhatikan, dan apa yang bisa menjadi masalah untuk produk akhir yang sempurna.
     • Berikan setiap topik babnya sendiri (biasanya diberi nomor) agar SOP Anda tidak terlalu linguistik dan membingungkan dan agar hal-hal tetap dapat diakses.
     • Ini bukan daftar yang lengkap; ini hanyalah puncak dari gunung es prosedural. Organisasi Anda dapat menunjukkan aspek lain mana yang memerlukan perhatian.
3. Jaga agar tulisan Anda ringkas dan mudah dibaca. Kemungkinannya adalah, audiens Anda tidak membacanya untuk bersenang-senang. Jaga agar tetap singkat dan manis - jika tidak, Anda akan kehilangan perhatian atau mereka akan menemukan dokumen sulit untuk dibaca dan sulit dipahami. Buat kalimat Anda sesingkat mungkin.
   • Ini dia buruk contoh: Pastikan untuk menghilangkan semua debu dari saluran masuk udara sebelum digunakan.
   • Ini dia baik contoh ": Sebelum digunakan, vakum semua debu dari saluran masuk udara.
   • Secara umum, jangan bicara tentang "Anda". Itu berbicara sendiri. Bicaralah secara aktif dan mulailah kalimat Anda dengan perintah.
4. Jika perlu, wawancarai karyawan yang terlibat dalam proses tentang bagaimana mereka melakukan pekerjaan. Hal terakhir yang Anda inginkan adalah menulis SOP yang tidak masuk akal. Anda membahayakan keselamatan, keefektifan, dan waktu tim Anda dan Anda tidak mempertimbangkan prosedur yang sudah digunakan - sesuatu yang tidak akan berterima kasih oleh kolega Anda. Ajukan pertanyaan jika perlu! Ini harus dilakukan dengan benar!
   • Jika ada yang tidak jelas, minta orang yang berbeda untuk membawa semua peran dan tanggung jawab. Satu anggota tim mungkin tidak mematuhi SOP dan yang lain mungkin hanya terlibat dalam beberapa tindakan.
5. Pecahkan sebagian besar teks menjadi beberapa bagian dengan diagram dan diagram alir. Jika Anda berurusan dengan satu atau dua langkah yang sangat rumit, Anda dapat memudahkan pembaca Anda dengan bagan atau bagan. Ini menjadi lebih mudah untuk dibaca dan memberi pikiran istirahat dari semua upaya untuk memahami segalanya. Dan bagi Anda itu terlihat lebih lengkap dan ditulis dengan baik.
   • Jangan hanya menggunakannya untuk membumbui atau membuat SOP Anda terlihat lebih mengesankan; lakukan hanya jika masuk akal atau jika Anda mencoba mengatasi kendala bahasa.
6. Pastikan setiap halaman memiliki pengkodean yang benar. SOP Anda tidak diragukan lagi adalah salah satu dari banyak SOP. Oleh karena itu, organisasi Anda harus menyimpan jenis database yang semuanya disimpan berdasarkan sistem pengindeksan tertentu. SOP Anda adalah bagian dari pengindeksan itu dan oleh karena itu perlu beberapa bentuk pengkodean untuk diambil kembali. Karena itu harus dinyatakan dengan jelas.
   • Setiap halaman harus memiliki judul pendek atau nomor ID, tanggal dan nomor halaman. Anda mungkin membutuhkan catatan kaki; itu tergantung pada kebijakan organisasi Anda dalam hal ini.

Bagian 3 dari 3: Memastikan kesuksesan dan ketepatan

1. Uji prosedurnya. Jika Anda tidak ingin menguji prosedur Anda, Anda mungkin belum menulisnya dengan cukup baik. Mintalah seseorang dengan "pemahaman terbatas" tentang proses (atau seseorang yang mewakili pembaca umum) untuk menggunakan SOP Anda dan dipandu olehnya. Masalah apa yang mereka hadapi? Jika ada, Anda perlu mengatasinya dan membuat penyesuaian yang diperlukan.
   • Sebaiknya SOP Anda diuji oleh beberapa orang. Orang yang berbeda akan mengalami hal yang berbeda, yang akan memberi Anda banyak jawaban (semoga bermanfaat).
   • Pastikan prosedur tersebut diuji oleh seseorang yang belum pernah melakukannya. Seseorang dengan pengetahuan sebelumnya akan mengandalkan itu untuk maju dan bukan di tempat pertama pada pekerjaan Anda, sehingga meleset dari sasaran.
2. Apakah SOP dinilai oleh mereka yang benar-benar melaksanakan prosedur. Tidak masalah pada akhirnya nyata apa pendapat atasan Anda tentang SOP. Ini tentang yang ada di luar sana sebenarnya harus bekerja sama. Jadi sebelum mengirimkannya ke bos di lantai atas, tunjukkan buah pena Anda kepada mereka yang akan melakukan atau sudah melakukan pekerjaan itu. Menemukan apa dia dari itu?
   • Dengan melibatkan mereka dan menjadikannya bagian dari proses, kemungkinan besar mereka akan menerima SOP ini. Dan mereka pasti memiliki beberapa ide hebat!
3. Periksalah SOP Anda oleh penasihat dan departemen kendali mutu. Setelah tim baik-baik saja, Anda dapat meneruskannya ke penasihat Anda. Mereka mungkin tidak banyak bicara tentang pekerjaan itu sendiri, tetapi mereka akan memberi tahu Anda jika penyiapannya baik-baik saja, jika Anda lupa sesuatu, dan mereka akan memberi tahu Anda cara membuat semuanya resmi dan menjadi bagian dari sistem.
   • Gunakan sistem perutean resmi untuk mendapatkan persetujuan dokumen, sehingga Anda dapat yakin bahwa proses untuk memberikan persetujuan telah ditandatangani dengan benar. Ini berbeda dari organisasi ke organisasi. Anda hanya ingin memastikan bahwa setiap orang telah memberikan pendapatnya dan bahwa semua peraturan telah diikuti.
   • Harus ada tanda tangan di bawahnya. Sebagian besar perusahaan tidak lagi mengalami masalah dengan tanda tangan elektronik.
4. Mulailah menggunakan SOP Anda segera setelah disetujui. Anda mungkin perlu mengatur pelatihan terlebih dahulu untuk karyawan yang terlibat, tetapi itu mungkin juga berarti kertas Anda digantung di toilet. Bagaimanapun, pastikan pekerjaan Anda digunakan! Anda berhasil. Waktunya untuk sedikit pengenalan!
   • Pastikan SOP Anda selalu up to date. Jika tidak lagi demikian, segera atur pembaruan, pastikan bahwa pembaruan disetujui dan didokumentasikan dan kirim SOP lagi. Keamanan, produktivitas, dan kesuksesan tim Anda bergantung padanya.

Tips

• Cukup gunakan bahasa Belanda untuk menjelaskan langkah-langkahnya.
• Ingatlah untuk melibatkan pemangku kepentingan jika memungkinkan agar proses tertulis konsisten dengan proses yang sebenarnya.
• Periksa apakah SOP versi lama ada. Mungkin Anda dapat membatasi diri Anda pada beberapa penyesuaian cepat. Pastikan Anda juga mendokumentasikannya dengan benar!
• Memiliki sejarah dokumen dengan setiap versi baru.
• Gunakan diagram alir dan gambar agar pembaca dapat mengikuti prosesnya dengan baik.
• Perhatikan kejelasan. Pastikan bahwa beberapa interpretasi tidak mungkin dilakukan. Tunjukkan prosedur kepada seseorang yang tidak terbiasa dengannya dan tanyakan pendapat mereka: Anda masih bisa menghadapi kejutan.
• Periksa dokumen Anda sebelum Anda menyetujuinya.