Pengarang:
John Stephens
Tanggal Pembuatan:
22 Januari 2021
Tanggal Pembaruan:
1 Juli 2024
Isi
Menulis surat kepada instruktur Anda membutuhkan lebih banyak pemikiran daripada mengirim email atau pesan instan dengan teman-teman Anda. Studi Anda adalah fondasi untuk karir masa depan Anda, jadi Anda harus berinteraksi dengan saluran komunikasi profesional berikutnya, termasuk menulis email. Saat mengirim email tes ke instruktur Anda, selalu gunakan akun email siswa Anda dan buka surat dengan sapaan sopan. Anda perlu berinteraksi dengan mereka dengan cara yang sama seperti Anda menulis surat bisnis formal. Singkat dan perhatikan tata bahasanya!
Langkah
Bagian 1 dari 3: Membuat kesan pertama yang baik
Lihat buku teks tentang pertanyaan. Seringkali pertanyaan Anda telah dijawab dalam materi yang diberikan oleh instruktur Anda di awal kursus. Menanyakan masalah yang ada akan membuat mereka melihat Anda sebagai siswa yang serius, dan guru akan marah karena Anda membuang-buang waktu.
- Silabus dapat mencakup informasi tentang tugas mata pelajaran, tenggat waktu tugas, kebijakan kelas, dan struktur tugas.
- Jika instruktur Anda hanya memberi Anda serangkaian buku bacaan, Anda dapat mengirimkan email beberapa pertanyaan yang tidak terjawab di buku teks.
Gunakan akun belajar Anda. Instruktur sering menerima banyak email setiap hari. Dengan menggunakan akun sekolah, surat Anda akan lebih sedikit masuk ke kotak spam. Selain itu, alamat emal yang diberikan sekolah terlihat lebih profesional. Instruktur akan mengetahui siapa sebenarnya yang mengirim email tersebut karena akun siswa biasanya berdasarkan nama Anda.
Tulis judul yang menarik perhatian. Baris subjek akan meminta instruktur tentang isi utama email sebelum mereka membacanya. Ini sangat berguna karena guru akan meluangkan waktu yang sesuai untuk memprosesnya. Subjek email juga harus jelas dan to the point.- Misalnya, Anda dapat menulis sebagai "Pertanyaan tentang tugas saat ini" atau "Tesis kelulusan".
Mulailah dengan mengucapkan halo dan gunakan judul bersama dengan nama depan dan / atau belakang instruktur. Tentu kita semua ingin terjun langsung ke masalah kita. Namun, saat menulis kepada guru, Anda perlu memperlakukannya sebagai surat resmi. Mari kita mulai dengan "Dear Dr. Tran Van Dung," diikuti dengan koma. Ingatlah untuk menggunakan nama belakang orang tersebut jika Anda kurang familiar.- Jika Anda tidak yakin apa instruktur Anda dalam hal kualifikasi, Anda dapat memanggil mereka "Mr. Tran Van Dung."
- Anda dapat menggunakan sapaan yang sedikit lebih informal, seperti "Dear Master Dung," jika Anda dan instruktur pernah berinteraksi secara pribadi.
Bagian 2 dari 3: Menulis konten email
Ingatkan guru siapa Anda. Guru memiliki banyak siswa untuk diikuti, jadi mereka membutuhkan Anda untuk memperkenalkan diri Anda terlebih dahulu. Tunjukkan nama dan kelas yang Anda pelajari dengan instruktur tersebut, termasuk pelajaran khusus seperti "Ekonomi Matematika periode 2".
Hindari keluar topik. Guru adalah orang yang sibuk, jadi jangan mengoceh. Langsung ke intinya, abaikan detail yang tidak relevan dan buat sesingkat mungkin.
- Misalnya, jika Anda bertanya-tanya tentang suatu tugas, segera katakan: "Saya punya pertanyaan tentang tugas yang Anda berikan kepada kami pada hari Selasa. Apakah Anda ingin kami melakukannya dalam kelompok atau secara individu?"
Tulis kalimat lengkap. Email bukanlah kiriman Facebook atau pesan untuk teman. Ini berarti bahwa ketika Anda menulis kepada profesor Anda, Anda perlu menggunakan kalimat lengkap, selain yang terlihat tidak profesional.
- Misalnya, jangan menulis, "Pelajaran bagus, guru ... luar biasa!"
- Sebaliknya, tulislah, "Anda memberi kami kuliah yang sangat mudah dipahami di kelas sebelumnya."
Fokus pada nada. Ketika Anda pertama kali menghubungi seorang guru, pertahankan nada dan bahasa Anda profesional. Artinya, Anda tidak dapat menambahkan emoji! Jika Anda berdua mulai mengembangkan hubungan, Anda akan menemukan bahwa Anda bisa menjadi sedikit lebih rileks seiring berlalunya persyaratan. Ini terutama benar jika instruktur secara aktif bersikap lebih informal (misalnya mengirimi Anda emotikon melalui email).
Bersikaplah sopan untuk mengungkapkan permintaan Anda. Banyak mahasiswa yang terus menanyakan ini dan itu kepada dosennya. Anda tidak akan kemana-mana jika Anda melakukannya. Alih-alih, tunjukkan masalah Anda sebagai permohonan yang dapat diterima atau tidak diterima oleh guru.
- Misalnya, Anda mungkin ingin instruktur memberikan lebih banyak waktu untuk esainya. Jangan katakan, "Nenek saya baru saja meninggal. Beri saya lebih banyak waktu untuk mengirimkan esai saya." Akan lebih baik untuk mengatakan, "Saya baru saja mengalami minggu yang berat karena dia meninggal. Bisakah Anda memberi saya lebih banyak waktu untuk mengerjakan esai saya?"
Gunakan tanda baca yang sesuai. Untuk email yang dikirim ke teman, Anda dapat menghilangkan jeda paragraf dan koma. Namun, saat menulis email kepada guru, Anda perlu memberi tanda baca di tempat yang seharusnya.
Tulis kata-kata dengan jelas. Meskipun bahasa SMS menyebar di internet, email profesional adalah tempat yang sebaiknya Anda hindari menggunakannya. Ini berarti bahwa Anda tidak dapat menggunakan "thui" sebagai pengganti "hanya", atau "j" untuk "apa", dan seterusnya. Harap gunakan bahasa Vietnam murni.
- Jangan lupa untuk memeriksa ejaan Anda secara otomatis sebelum mengirim email.
Gunakan huruf besar dengan benar. Awalan kalimat dan kata benda harus menggunakan huruf besar. Jangan bingung dengan bahasa lisan dan ingat untuk menggunakan huruf besar secara selektif. Selalu gunakan huruf besar untuk kata yang perlu menggunakan huruf besar. iklan
Bagian 3 dari 3: Lengkapi email
Identifikasi tindakan apa yang Anda ingin guru lakukan. Pastikan Anda mengatakan dengan tepat apa yang Anda inginkan dari profesor Anda di akhir atau di dekat akhir email. Jika Anda perlu bertemu mereka, tanyakan tentang itu.
Baca kembali seluruh pesan untuk memeriksa tata bahasanya. Tinjau email Anda untuk memastikan Anda tidak melewatkan kesalahan tata bahasa apa pun. Biasanya Anda akan menemukan satu atau dua kesalahan yang perlu diperbaiki.
Lihat email dari sudut pandang pelatih. Pikirkan tentang isi surat untuk memastikan Anda tidak menuntut apapun. Selain itu, pastikan email Anda benar-benar ringkas. Anda tidak ingin berbagi terlalu banyak tentang kehidupan pribadi Anda karena itu tidak profesional.
Akhiri email dengan salam. Anda memiliki awal yang formal, jadi Anda harus menutupnya dengan cara yang sama sopan. Gunakan kalimat seperti "Hormat kami" atau "Terima kasih banyak", diikuti dengan koma bersama dengan nama lengkap Anda.
Periksa email setelah seminggu. Setelah mengirim email, jangan ganggu guru / guru dengan jawabannya. Namun, jika Anda tidak melihat balasan dalam seminggu, Anda dapat mengirim ulang email lain karena pesan Anda mungkin telah tercampur secara acak di suatu tempat.
Konfirmasikan balasan. Setelah guru merespons, Anda perlu mengonfirmasi bahwa Anda telah menerima balasannya. Satu kalimat "Terima kasih, guru!" cukup. Jika perlu, Anda dapat menulis email yang lebih panjang menggunakan struktur yang sama agar tetap profesional. Jika masalah atau pertanyaan Anda belum diselesaikan secara memuaskan melalui email, harap atur pertemuan tatap muka.
- Misalnya, Anda bisa berkata, "Terima kasih telah menjawab pertanyaan saya. Sampai jumpa di kelas."
- Jika Anda ingin bertemu langsung dengan instruktur, Anda dapat menulis, "Terima kasih telah berbagi tentang ini. Tetapi jika Anda punya waktu, saya dapat datang dan berbicara lebih detail. , baik? "
Nasihat
- Anda harus menghubungi teman sekelas terlebih dahulu jika tujuan email tersebut adalah untuk menanyakan tentang apa yang Anda lewatkan dalam gangguan tersebut.
