Pengarang:
Laura McKinney
Tanggal Pembuatan:
1 April 2021
Tanggal Pembaruan:
1 Juli 2024
Isi
Terkadang kita perlu meminta perpanjangan karena berbagai alasan dalam hidup. Mungkin Anda masih kuliah dan membutuhkan lebih banyak waktu untuk menyelesaikan esai Anda, mungkin Anda sedang berjuang untuk menyelesaikan suatu proyek di tempat kerja.Surat pembaruan yang efisien dan tepat selalu penting. Anda harus meluangkan waktu untuk memikirkan dengan tepat kebutuhan Anda: berapa lama Anda perlu mengajukan perpanjangan dan mengapa? Setelah itu, tulis dalam surat resmi, kirimkan dan tindak lanjuti untuk ketenangan pikiran.
Langkah
Metode 1 dari 3: Ikuti konvensi penulisan surat resmi
Menampilkan header halaman. Tanggal pengiriman terletak di sudut kanan atas halaman. Biarkan baris di bawahnya kosong dan tulis alamat Anda, juga di rata kanan. Kemudian, kosongkan satu baris dan tulis alamat lengkap penerima di sisi kiri halaman.
- Jika Anda mengirim pesan email, Anda dapat menghilangkan tanggal dan alamat, dimulai dengan salam. Namun, Anda perlu memastikan judul Anda jelas dan efektif. Misalnya, jika Anda mengirim surat ke profesor Anda, Anda dapat menulis baris subjek, "Surat perpanjangan - Nguyen Hoang Minh - B2 kelas K34".
Tulis salam lengkap dan formal. Mulailah dengan kata "Dear", diikuti dengan judul dan nama lengkap penerima. Misalnya, "Dear Mr. Nguyen Hai Trieu" atau "Dear Mrs. Bui Phuong Mai". Beberapa gelar mungkin lebih kompleks, seperti "Profesor Nguyen Duc Cuong yang terhormat" atau "Ketua yang terhormat, Nguyen Van An".- Ini adalah rekomendasi formal, jadi pertahankan gaya dan konten Anda formal, bahkan jika Anda mengenal orang-orang ini secara dekat. Jangan menulis "Halo Hanh".
- Cobalah untuk mencari orang tertentu untuk mengirim surat itu. Jika tidak, surat Anda akan terlihat seperti surat contoh. Misalnya, "Ketua yang terhormat Nguyen Van An" akan lebih baik daripada "Otoritas yang terhormat".
Gunakan tata letak singkat. Badan surat harus terdiri dari 1-3 paragraf. Dalam banyak kasus, Anda dapat memulai dengan 2-3 baris. Jika Anda perlu mengembangkan dengan 3 paragraf penuh, Anda hanya perlu memisahkannya menjadi pembukaan, badan, dan akhir.- Untuk memulai surat Anda, Anda dapat menulis, "Saya Nguyen Hoang Minh, siswa kelas B2 K34". Ini akan mengingatkan profesor untuk mengingat dan tidak membuang waktu mencari tahu siapa Anda.
Perhatikan akhirnya. Jangan meremehkan pentingnya akhir yang kokoh. Gunakan kalimat terakhir untuk mengulangi kasus Anda (dalam satu baris) dan ucapkan terima kasih kepada penerima karena telah meluangkan waktu untuk membaca pesan tersebut. Anda dapat menulis, "Saya menghargai pertimbangan Anda atas proposal saya".- Yang terbaik adalah menutup surat dengan salam sebelum Anda menandatanganinya. Beberapa opsi yang bagus adalah: "Hormat kami", "Dear", "Halo".
- Jika Anda membutuhkan tanggapan, Anda harus menyatakan ini pada akhirnya. Biasanya Anda bisa menggabungkan dengan ucapan terima kasih. Misalnya, "Terima kasih atas pertimbangan Anda, saya menunggu kabar dari Anda minggu depan." Namun, berhati-hatilah agar tidak terlalu memaksa.
Masukkan nama lengkap dan tanda tangan Anda. Di bawah salam "Hormat kami", jauhkan 3-4 baris. Kemudian tulis nama lengkap Anda dan rata kiri. Gunakan spasi di atas untuk menandatangani dengan tinta. Jika Anda berencana untuk mengirim email, Anda dapat mengosongkan spasi dan mengetik nama Anda di dalamnya. iklan
Metode 2 dari 3: Diskusikan isi pesan
Tulislah secepat mungkin. Bersiaplah untuk menulis surat segera setelah Anda tahu itu perlu untuk mengajukan perpanjangan. Anda perlu memberi penerima banyak waktu untuk memutuskan kasus Anda. Anda juga perlu menunjukkan bahwa Anda siap, meskipun Anda meminta untuk menyesuaikan jadwal Anda.
Tentukan berapa lama Anda perlu menambahkan. Pertimbangkan semua faktor dan buat rekomendasi yang realistis. Jika masa tenggang terlalu pendek, Anda mungkin harus mendaftar lagi. Anda harus melakukan yang terbaik untuk menghindari tenggat waktu terpenuhi, jadi yang terbaik adalah memperkirakan jumlah waktu tambahan.
- Bergantung pada situasinya, Anda mungkin perlu menulis surat sebagai bagian dari proses negosiasi. Dalam hal ini, Anda harus mengajukan tenggat waktu yang lebih lama dari perkiraan waktu sehingga Anda dapat berkompromi dan setuju di tengah.
- Perkiraan waktu berdasarkan kemajuan Anda saat ini dan bagian proyek yang belum selesai. Misalnya, jika Anda telah mengerjakan proyek konsultasi selama tiga bulan, Anda mungkin akan mendapatkan perkiraan berapa banyak pekerjaan yang tersisa.
- Anda juga perlu menyadari batas waktu yang juga dihadapi oleh penerima pesan. Mungkin mereka juga mendapat tekanan karena tenggat waktu. Misalnya, profesor universitas sering kali harus menyerahkan nilai semester, dan mereka harus memenuhi tenggat waktu itu bagi siswa.
Perhatian terhadap hukum yang berlaku. Anda perlu memverifikasi tenggat waktu saat ini sebelum mengajukan perpanjangan. Jangan meninggalkan kesan bahwa Anda kurang terorganisir saat meminta perpanjangan waktu tanpa memahami situasi saat ini. Misalnya, beberapa lembaga pemerintah mengharuskan Anda mengajukan petisi dalam waktu 24 jam sejak pertama kali menghubungi. Jika ini tidak berhasil untuk Anda, Anda dapat mengeluh karena waktunya terlalu terbatas.
Berikan penjelasan yang masuk akal. Anda meluangkan waktu untuk menyusun surat pembaruan, dan penerima juga akan meluangkan waktu untuk membaca; jadi Anda perlu menulis surat dengan benar. Pertimbangkan dengan cermat alasan sebenarnya Anda membutuhkan lebih banyak waktu dan tunjukkan kepada penerima dengan jujur. Jangan berbohong atau melebih-lebihkan, karena ini hanya akan merugikan Anda.
- Salah satu alasan bagus untuk ini adalah Anda ingin pekerjaan diselesaikan dengan hati-hati dan hati-hati. Misalnya, jika Anda sedang mengerjakan sebuah proyek di mana keselamatan orang lain mungkin terpengaruh, Anda mungkin bersimpati untuk mengemukakan hal ini.
- Jika Anda memiliki lebih dari satu alasan untuk mengajukan perpanjangan, pilih salah satu yang paling relevan dan fokuslah pada hal itu. Misalnya, jika Anda terlambat menerima pekerjaan yang ditawarkan, beri tahu mereka bahwa Anda ingin mengetahui lebih lanjut tentang biaya pengiriman (jika ini benar) daripada memberi tahu mereka bahwa Anda sedang menunggu kabar. undang yang lain.
Tunjukkan beberapa detail yang dipilih dengan cermat. Detail yang diberikan akan membantu membuat surat Anda tampak sah dan cekatan. Ini sangat penting terutama jika Anda mengirimkan surat ke lembaga pemerintah atau organisasi lain yang belum pernah Anda temui.
- Misalnya, jika kakek Anda meninggal dua hari sebelum penyerahan esainya, yang terbaik adalah menyajikan fakta tersebut sebagai "darurat keluarga" daripada sekadar "mendesak". Anda juga dapat menyebutkan kematiannya dan beberapa informasi tentang rencana Anda.
- Atur dokumen Anda sebelum mengirimkan surat pembaruan. Anda mungkin memerlukan penjelasan tentang pekerjaan dan lamaran yang telah Anda lakukan, terutama saat berurusan dengan lembaga pemerintah atau organisasi resmi lainnya. Ini adalah kebaikan Anda untuk membuktikan bahwa Anda telah mengikuti setiap langkah proses pada titik ini.
Pertahankan gaya dan konten yang positif. Tidak ada yang mau membaca surat yang penuh keluhan. Alih-alih, buat saja presentasi singkat dan singkat tentang fakta negatif dan kemudian nyatakan solusi positif. Misalnya, jika menurut Anda gaji awal terlalu rendah, Anda bisa menulis, “Saya perlu lebih banyak waktu untuk mempertimbangkan tawaran Anda. Namun, menurut saya gaji yang lebih tinggi dapat membantu saya bekerja lebih efisien.
Baca pesan itu lagi sebelum mengirimnya. Luangkan waktu setidaknya beberapa menit untuk membaca ulang pesan sebelum Anda mengirimkannya. Periksa kesalahan pengeditan dan pengetikan. Jalankan perangkat lunak pemeriksa tata bahasa dan ejaan di komputer Anda. Kirimkan ke teman tepercaya agar mereka membacanya lagi. Jangan terburu-buru atau lewati langkah ini; jika tidak, penerima pesan akan mendapat kesan bahwa Anda ceroboh, dan itu akan mempengaruhi hasil akhirnya. iklan
Metode 3 dari 3: Kirim pesan ke penerima
Buat salinan atau simpan surat itu. Setelah Anda selesai membaca draf surat dan sebelum mengirimkannya, ambil foto (ubah ke pdf), simpan naskah secara online atau salin dengan cara tradisional. Anda juga dapat merekam tanggal pengiriman jika tidak sesuai dengan tanggal yang ditampilkan di bagian atas pesan. Simpan salinan ini di tempat yang aman untuk catatan pribadi Anda.
Taruh di kotak surat biasa. Bawa ke kantor pos, berikan ke tukang pos, atau taruh di kotak surat. Jika Anda ingin memastikan email sampai ke penerima, Anda dapat meminta layanan tindak lanjut dengan biaya tambahan.
- Jika Anda ingin mengirim surat kertas, Anda perlu mencetaknya dengan printer dan tinta berkualitas baik. Pembaruan tulisan tangan tidak diterima secara umum.
Kirim email untuk pembaruan. Ini mungkin cara terbaik untuk mengirim pembaruan dengan waktu dan kepastian yang lebih sedikit. Anda perlu memverifikasi alamat email penerima sebelum mengirimnya, dan pastikan untuk menyertakan pengenal Anda di baris subjek, jika relevan.
- Penerima akan tahu persis saat Anda mengirim email. Catat ini jika Anda ingin mengirim email pada larut malam.
- Email Anda harus formal, termasuk alamat email yang Anda gunakan untuk mengirimkannya. Anda harus mengirim email ini dengan akun profesional. Misalnya, surat yang dikirim dari akun email [email protected] sudah sesuai.
- Jika Anda mengirim surat melalui faks, pastikan untuk menyimpan halaman konfirmasi untuk membuktikan bahwa Anda telah berhasil mengirim surat dan bahwa pesan telah diterima.
Lakukan panggilan telepon alih-alih menulis surat. Jika Anda perlu mengajukan perpanjangan waktu pada menit-menit terakhir, mungkin lebih baik berbicara dengan orang tersebut melalui telepon. Dalam hal ini, Anda juga perlu bersikap formal dan mempresentasikan kasus Anda dengan jelas. iklan
Nasihat
- Cobalah untuk menulis surat hingga satu halaman. Dengan cara ini, surat Anda terasa lengkap dan mudah dilihat.
- Perhatikan jika penerima pesan mengirimkan tanggapan, seperti pesan konfirmasi.
Peringatan
- Bersikaplah realistis tentang janji. Jangan mengajukan perpanjangan waktu hanya untuk menghabiskan waktu ekstra untuk menyelesaikan misi tambahan lainnya.
- Manfaatkan waktu perpanjangan dengan baik. Anda mungkin tidak ingin mencoba mengajukan perpanjangan lagi.
- Periksa apakah Anda telah memasukkan formulir yang diperlukan dalam pesan. Selain itu, beberapa organisasi akan meminta Anda untuk menggunakan formulir surat mereka.
