Isi

• Langkah
• Bagian 1 dari 4: Bersiap untuk Menulis Email
• Bagian 2 dari 4: Menulis paragraf pertama
• Bagian 3 dari 4: Menulis paragraf kedua
• Bagian 4 dari 4: Melengkapi Email
• Tips

Di dunia informasi saat ini, tidak jarang menggunakan email untuk mendapatkan magang (dan pendekatan ini dianggap lebih dari biasanya). Jika Anda memiliki undangan untuk magang atau ingin menanyakan tentang ketersediaan magang, maka tulis email ke kontak yang ditentukan. Namun, email harus ditulis seformal mungkin (seolah-olah surat kertas asli). Tata bahasa, sapaan, dan akhiran harus konsisten dengan gaya bisnis. Periksa kembali email Anda sebelum mengirim dan harap bersabar.

Langkah

Bagian 1 dari 4: Bersiap untuk Menulis Email

1. 1 Dapatkan sendiri alamat email yang terlihat profesional bisnis. Gunakan alamat email yang jelas dan logis selama korespondensi bisnis. Anda tidak boleh menggunakan nama panggilan, simbol dan angka (tambahan) yang tidak perlu. Beberapa variasi nama asli Anda baik-baik saja. Misalnya: [email protected] lebih dari sekadar opsi yang cocok.
   • Jika alamat email Anda saat ini dikaitkan dengan profil media sosial (dan ada sesuatu yang tidak profesional tentang profil itu), maka carilah alamat yang berbeda. Juga, konfigurasikan pengaturan privasi Anda di profil ini.
2. 2 Pelajari kegiatan dan struktur perusahaan. Sebelum melamar magang, luangkan waktu untuk meneliti perusahaan tempat Anda ingin bekerja. Kunjungi situs web. Baca berbagai artikel berita tentang organisasi. Jika sebuah perusahaan mempromosikan suatu produk (misalnya, jejaring sosial), cobalah mencari waktu untuk menggunakan produk ini dalam waktu seminggu dan uji kualitasnya. Tulis ide Anda sendiri dalam surat itu. Pemberi kerja potensial menghargai kandidat yang mengetahui sesuatu tentang perusahaan mereka dan secara logis dapat menunjukkan pengetahuan mereka secara holistik.
3. 3 Temukan kontak umum. Sangat bermanfaat untuk memiliki koneksi di perusahaan. Gunakan jejaring sosial seperti LinkedIn dan Facebook untuk mencari kata kunci yang terkait dengan perusahaan Anda. Jika Anda menemukan kontak, periksa posisi yang dipegang. Mintalah nomor telepon dengan sopan atau buat janji bertemu secara langsung. Mintalah saran tentang melamar magang.
   • Jika Anda menggunakan LinkedIn, Anda dapat melihat teman teman Anda yang bekerja di organisasi yang tepat. Jangan ragu untuk meminta mereka membagikan kontak Anda dengan teman-teman mereka. Namun, berhati-hatilah dan jangan menyapa orang yang sama berkali-kali.
   • Beberapa universitas menyediakan akses ke database alumni online. Dengan bantuan situs-situs ini, Anda dapat mencari orang-orang yang terlibat dalam pekerjaan tertentu atau menempati posisi tertentu. Para lulusan yang telah memberikan informasi kontak mereka biasanya bersedia menerima email dan/atau panggilan telepon dari mahasiswa.
   • Ketika berbicara tentang perusahaan, Anda harus menyebutkan bahwa Anda tertarik untuk magang. Tanyakan tentang struktur organisasi perusahaan, tentang lingkungan kerja, tentang maksud dan tujuan bisnis, dan sebagainya.
4. 4 Putuskan siapa yang akan menjadi penerima surat Anda. Apakah ada nama kontak di brosur magang? Jika demikian, gunakan nama dan alamat email orang tersebut. Jika tidak ada contact person yang terdaftar, hubungi perusahaan dan cari tahu siapa yang bertanggung jawab untuk menyelesaikan masalah magang. Jika tidak ada yang melakukan ini, maka alamat email Anda ke kepala departemen SDM perusahaan. Jika Anda sudah memiliki kesempatan untuk mengobrol dengan seseorang yang sudah bekerja di organisasi, maka Anda dapat menyebutkan ini di awal email Anda.
   • Jika Anda tidak dapat menemukan nama karyawan mana pun, silakan kirim email kepada Dear Sir atau Karyawan.
5. 5 Harap masukkan baris subjek email Anda dengan tepat. Apakah Anda ingin email Anda menonjol dari volume besar pesan email? Dalam hal ini, akan lebih baik untuk menulis sesuatu seperti ini: "Ivan Vetrov: aplikasi untuk magang di perusahaan X". Jika perlu, gunakan kata-kata khusus yang diminta oleh pemberi kerja.

Bagian 2 dari 4: Menulis paragraf pertama

1. 1 Alamat penerima dalam gaya bisnis formal. Mulailah baris pertama surat dengan kata-kata "Yang Terhormat Tuan / Nyonya / Kamenskikh" atau "Halo, Antonina Pavlovna!" tergantung pada nama, posisi dan jenis kelamin orang yang dihubungi. Jangan menulis "Halo Marina" atau hanya "Halo". Mulailah dengan alamat resmi yang akan Anda gunakan nanti saat menulis surat.
2. 2 Perkenalkan dirimu. Berikan nama dan status Anda kepada penerima (misalnya, mahasiswa biologi tahun ketiga di Universitas X). Tunjukkan bagaimana Anda mengetahui tentang magang (menemukannya secara online, membacanya di koran, atau mempelajarinya dari seseorang yang Anda kenal). Jika Anda memiliki kenalan bersama, beri tahu kami tentang hal itu sesegera mungkin. Misalnya, Anda dapat menulis "manajer program ... / profesor saya / dan seterusnya ...", lalu tunjukkan tempat kerja, posisi, dan nama yang tepat, "undang saya untuk menghubungi Anda."
3. 3 Beritahu kami tentang kesiapan Anda untuk memulai. Tunjukkan perkiraan tanggal mulai dan berakhirnya magang Anda; jelaskan jika jadwal Anda fleksibel. Jika Anda bersedia, misalnya, untuk mengabdikan seluruh magang Anda selama semester musim semi, serta bekerja penuh waktu selama musim panas, maka jelaskan hal ini. Tunjukkan jumlah jam per minggu Anda dapat bekerja.
4. 4 Sebutkan tujuan magang. Apakah Anda perlu magang untuk belajar? Jika ini cocok untuk Anda, maka tunjukkan bahwa Anda memerlukan magang terutama untuk mendapatkan pengalaman, dan Anda tidak menuntut dalam daftar tanggung jawab pekerjaan dan kompensasi. Tulis tentang keterampilan apa yang ingin Anda peroleh selama magang.
5. 5 Beri tahu kami mengapa Anda sangat menyukai perusahaan ini. Sebutkan sesuatu yang menurut Anda dibanggakan oleh perusahaan. Hindari menyebutkan berita negatif. Pertahankan nada tulisan yang positif. Misalnya, Anda dapat menulis: (nama perusahaan) memiliki reputasi yang baik dan saya sangat menghargai komitmen Anda untuk secara sukarela membantu hewan liar.

   “Magang yang ideal adalah seseorang yang bersemangat dengan misi perusahaan. Mulailah surat Anda dengan menunjukkan hal-hal spesifik yang Anda sukai tentang organisasi tersebut. Kemudian tuliskan bahwa akan menjadi suatu kehormatan bagi Anda untuk dapat melakukan magang di sana. Dan kemudian, dalam bentuk daftar, tunjukkan apa yang dapat Anda tawarkan kepada perusahaan ini."

   
   

Bagian 3 dari 4: Menulis paragraf kedua

1. 1 Beritahu kami tentang kualifikasi dan pengalaman Anda. Dalam beberapa kalimat, bicarakan tentang proyek kursus dan pengalaman kerja sebelumnya, dan keterampilan apa pun yang penting untuk pekerjaan itu. Tunjukkan bagaimana pengetahuan Anda dapat bermanfaat bagi organisasi. Tambahkan informasi tentang pekerjaan dan kegiatan sukarela, dan jelaskan bagaimana pengalaman Anda sebelumnya telah mempersiapkan Anda untuk magang. Tekankan bagaimana Anda dapat berkontribusi pada peningkatan dan pengembangan organisasi. Majikan potensial Anda perlu percaya bahwa Anda dapat menangani tugas-tugas yang ada.
   • Gunakan ekspresi kata kerja yang kuat untuk menggambarkan pengalaman kerja Anda. Alih-alih menulis, "Saya magang di departemen pemasaran selama dua tahun," katakan dengan lantang: "Sebagai magang di departemen pemasaran, saya membuat konten asli dan segar, mengembangkan brosur iklan versi elektronik dan cetak, dan mengembangkan pasar. pemasaran. melalui media sosial untuk organisasi yang terdiri dari lima puluh orang.”
   • Keterampilan dapat mencakup aktif di media sosial, mengorganisir acara, dan sejumlah hal lainnya.
2. 2 Sebutkan prestasi akademik dan non-akademik Anda. Tulis tentang prestasi akademik Anda. Jika Anda pernah bertindak sebagai pemimpin kelompok, jelaskan tanggung jawab dan/atau pencapaian Anda. Apakah Anda pernah memimpin komite atau komisi? Sudahkah Anda melatih tim olahraga? Singkat tentang ini agar tidak kehilangan perhatian pembaca.
   • Alih-alih menggunakan kata sifat untuk menggambarkan diri Anda, gunakan contoh spesifik yang menunjukkan kualitas Anda. Misalnya, alih-alih mengatakan, "Saya seorang siswa yang ambisius," tulislah, "Sepanjang studi saya, saya adalah salah satu siswa terbaik di kursus ini."

Bagian 4 dari 4: Melengkapi Email

1. 1 Tunjukkan kapan Anda akan tersedia untuk dihubungi. Diskusikan kapan dan bagaimana Anda akan menghubungi perusahaan untuk melacak status aplikasi Anda. Tinggalkan informasi kontak Anda: nama, alamat email, nomor telepon dan tunjukkan waktu Anda tersedia. Anda dapat menulis, “Saya dapat dihubungi melalui telepon atau email. Jika Anda tidak dapat menghubungi saya, saya akan menelepon Anda kembali (Senin depan)."
2. 2 Lengkapi emailnya. Ucapkan terima kasih kepada pembaca dengan sopan atas waktu yang mereka habiskan untuk melihat surat itu. Akhiri surat dengan kata-kata hangat seperti "Hormat kami." Jika Anda telah berbicara dengan orang ini melalui telepon atau secara langsung, maka Anda dapat menggunakan ucapan selamat tinggal seperti "harapan terbaik". Jangan gunakan kata "terima kasih" atau hanya "harapan terbaik" untuk mengakhiri korespondensi bisnis. Masukkan nama depan dan belakang Anda, misalnya Ivan Vetrov, bukan hanya Ivan.
3. 3 Pertimbangkan lampiran email. Jangan melampirkan resume Anda ke email magang yang tidak diminta. Jika perusahaan tidak secara aktif mencari pekerja magang, maka karyawan mungkin enggan membuka lampiran (terutama jika hal ini bertentangan dengan aturan keamanan informasi mereka di tempat kerja).Jika brosur iklan meminta untuk mengirim resume, maka lampirkan dokumen PDF ke surat itu (bukan Word, di mana pemformatan dapat hilang / diubah saat dibuka di sistem operasi lain).
   • Beberapa majikan terkadang memperingatkan bahwa mereka tidak akan membuka lampiran email. Jika Anda menemukan ini, tambahkan surat lamaran Anda dan resume ke badan email. Pastikan bahwa mereka dipisahkan satu sama lain dengan spasi sehingga akan lebih mudah bagi pemberi kerja untuk membedakan setiap dokumen.
4. 4 Bertindak seperti yang dijanjikan dalam surat itu. Jika organisasi belum menghubungi Anda, kirimkan surat itu lagi, atau lebih baik - hubungi mereka. Anda dapat menulis, “Tuan Kamenski yang terhormat, nama saya (nama) dan saya menantikan email yang saya kirimkan kepada Anda minggu lalu mengenai magang (musim gugur). Saya akan menghargai kesempatan untuk membahas masalah ini. Terima kasih. Hormat saya, Ivan Vetrov."

Tips

• Melampirkan surat lamaran membuat kasus terlihat formal, dan email cenderung informal. Jika Anda memilih untuk melampirkan surat lamaran, pesan Anda harus singkat tetapi sopan; Saat menghubungi majikan, jelaskan siapa Anda, masalah apa yang Anda tangani, dan informasikan bahwa resume dan surat lamaran Anda dilampirkan pada surat itu. Berlangganan dengan nama Anda dan tambahkan informasi kontak Anda.
• Email Anda seharusnya tidak terlihat seperti dibuat oleh sebuah program. Gaya setiap surat yang Anda kirim berbeda sehingga perusahaan akan tahu bahwa Anda tidak mengirim email massal untuk mendapatkan magang.