Isi

• Langkah
• Metode 1 dari 1: Mempersiapkan pertemuan
• Tips
• Peringatan

Agar pertemuan berhasil, sangat penting untuk mempersiapkannya secara menyeluruh.Rapat memainkan peran besar di sebagian besar industri profesional. Ikuti langkah-langkah ini untuk membuat pertemuan Anda berikutnya sukses.

Langkah

Metode 1 dari 1: Mempersiapkan pertemuan

1. 1 Mengetahui bagaimana mempersiapkan rapat sangat penting bagi semua karyawan dan terutama setiap manajer atau supervisor. Mengetahui kapan tidak harus mengadakan pertemuan sama pentingnya.
2. 2 Tentukan jenis pertemuan yang akan Anda selenggarakan:
   • Informasi
   • Kreatif
   • Untuk membuat keputusan
   • motivasi
3. 3 Tetapkan peran dan tetapkan anggota. Perannya bisa sebagai berikut:
   • Dipandu oleh
   • Asisten / penyelenggara
   • Sekretaris (pencatatan)
   • Timekeeper (mencatat waktu)
   • Peserta
4. 4 Siapkan pemberitahuan yang mencantumkan tanggal, waktu, agenda, dan lokasi rapat. Kirim pemberitahuan terlebih dahulu ke semua peserta.
5. 5 Luangkan waktu untuk membahas pertemuan sebelumnya (jika ada). Dengan demikian, peserta dapat mengklarifikasi poin yang tidak dapat dipahami atau mengungkapkan ketidaksetujuan.
6. 6 Letakkan hal-hal yang diperlukan di tempat. Atur meja dan kursi terlebih dahulu. Berikan setiap orang pena dan kertas. Tempatkan botol air di tengah kata dan atur gelasnya.
7. 7 Panggil semua orang untuk memesan. Inilah saatnya ketua meminta semua orang untuk berhenti berbicara dan mengumumkan dimulainya pertemuan. Tentukan tujuan. Agenda adalah daftar topik yang berhubungan dengan subjek dan waktu yang dialokasikan untuk masing-masing topik. Misalnya: “1. Evaluasi pemenuhan tujuan sebelumnya (15 menit), 2. Diskusikan tujuan selanjutnya secara berurutan (20 menit), 3. Pilih 5 tujuan utama (10 menit).
8. 8 Sebelum pertemuan, berikan buku besar khusus atau hanya selembar kertas dalam lingkaran bagi mereka yang hadir untuk menuliskan nama mereka. Nama-nama ini akan dijadwalkan per menit.
9. 9 Mintalah sekretaris untuk menuliskan pokok-pokok rapat agar dapat dibahas kemudian.
10. 10 Di akhir pertemuan, tanyakan apakah ada yang memiliki pertanyaan tentang topik lain. Tetapkan tanggal untuk pertemuan berikutnya dan umumkan akhir.

Tips

• Ketua sering diangkat pada Rapat Umum Tahunan. Ketua mengatur rapat, menjaga ketertiban, dan memastikan semua orang mematuhi agenda.
• Jika ketua belum terpilih, cari seseorang yang bersedia mengisi peran ini.
• Meskipun rapat bersifat informal, Anda tetap harus mengirimkan pemberitahuan terlebih dahulu kepada orang-orang tentang tanggal dan waktu. Misalnya, Anda dapat mengirim email ke semua orang.
• Hal yang sama berlaku untuk sekretaris yang mencatat.
• Instruksi ini juga berlaku untuk pertemuan formal.
  • Agenda menjaga agar rapat tetap berjalan dan mencegah orang membahas satu topik terlalu lama.
• Sangat penting untuk melacak waktu agar tidak ada perselisihan di masa depan.

Peringatan

• Ketua harus orang yang dihormati dan adil agar dapat memimpin rapat.