Isi

• Melangkah
• Bagian 1 dari 2: Menyusun surat bisnis
• Bagian 2 dari 2: Menulis surat bisnis
• Tips

Ketika Anda menjalankan bisnis, Anda mungkin harus menulis surat kepada pelanggan Anda. Anda mungkin perlu memberi tahu mereka tentang acara baru atau penawaran khusus, atau Anda mungkin perlu menanggapi pelanggan yang memiliki keluhan atas nama bisnis Anda. Apapun alasan surat Anda, selalu gunakan nada profesional.

Melangkah

Bagian 1 dari 2: Menyusun surat bisnis

1. Gunakan kop surat profesional. Surat bisnis mewakili perusahaan Anda. Jadi harus terlihat khas dan berkualitas tinggi. Logo atau merek perusahaan juga harus ada di dalamnya.
   • Anda dapat membuat kop surat dengan tata letak di Microsoft Word. Pastikan untuk menggunakan logo atau merek Anda yang sudah ada di kop surat.
2. Buka program pengolah kata. Anda harus selalu membuat surat bisnis di komputer.
   • Buat dokumen baru dan atur margin dokumen menjadi 1 inci.
   • Gunakan font serif seperti Times New Roman, Georgia, atau Ariel. Pastikan untuk menggunakan ukuran font tidak lebih dari 12, tetapi tidak lebih kecil dari 10. Huruf seharusnya tidak sulit untuk dibaca karena ukuran atau font yang salah.
   • Pastikan untuk menggunakan satu spasi.
3. Gunakan bentuk balok. Bentuk blok adalah format paling umum untuk surat bisnis. Ini juga yang paling mudah untuk dikerjakan. Setiap heading harus berseberangan dengan margin kiri dan akan ada spasi setelah setiap heading. Mulai dari atas ke bawah, surat bisnis Anda harus memiliki tajuk berikut:
   • Tanggal saat ini, atau tanggal Anda mengirim surat itu. Tanggal penting karena dapat digunakan untuk catatan Anda dan penerima. Itu kemudian juga dapat digunakan secara legal. Jadi pastikan tanggalnya benar.
   • Alamat pengirim. Ini adalah alamat Anda, diformat dalam format alamat standar. Jika alamat Anda sudah ada di kop surat, Anda dapat melewati langkah ini.
   • Alamat penerima. Ini terdiri dari nama dan alamat orang yang Anda kirimi surat itu. Menggunakan Tuan / Nyonya adalah opsional. Jadi, jika Anda menulis ke Nina de Vries, misalnya, Anda dapat menghilangkan bagian Mevrouw.
   • Pembukaan. Ini bisa berupa "Dear Mrs. de Vries" atau "Dear Nina de Vries". Jika Anda tidak yakin siapa yang akan membaca surat itu, gunakan "Dear Sir atau Madam". Anda juga dapat menggunakan "L.S.," tetapi hanya sebagai pilihan terakhir jika Anda tidak tahu siapa yang akan membaca surat Anda.
   • Badan surat. Kami akan lebih fokus pada ini nanti di artikel ini.
   • Penutupan surat itu, dengan tanda tangan. Ini bisa berupa "Hormat kami" atau "Hormat kami".

Bagian 2 dari 2: Menulis surat bisnis

1. Tentukan siapa target audiens Anda. Nada surat harus selalu profesional, terlepas dari audiens target Anda. Tetapi Anda mungkin harus mengubah bahasa atau pilihan kata tergantung pada penerimanya. Jika Anda menulis surat ke departemen sumber daya manusia perusahaan lain, Anda harus lebih formal dalam bahasa Anda. Tetapi jika Anda menulis untuk klien tertentu, Anda dapat menggunakan bahasa yang lebih santai atau santai.
   • Menentukan kelompok sasaran Anda juga berarti bahwa Anda dapat bersikap jelas terhadap kelompok sasaran Anda. Hindari menggunakan terminologi yang tidak dimengerti oleh pembaca Anda. Misalnya, pelanggan mungkin tidak mengetahui singkatan yang digunakan untuk program luar angkasa perusahaan Anda, jadi jangan gunakan singkatan yang ada di surat itu.
   • Aturan emas menulis surat bisnis yang baik harus jelas, ringkas, dan sopan.
2. Tunjukkan tujuan surat di kalimat pertama. Pertimbangkan tujuan surat itu. Apakah ini untuk memberi tahu pelanggan Anda tentang lokasi baru Anda? Apakah untuk mengingatkan pelanggan tentang tagihan yang belum dibayar atau saldo terutang? Atau untuk menanggapi keluhan pelanggan? Dengan mengingat tujuan ini, buat draf untuk kalimat pertama yang akan segera memberi tahu pembaca tentang isi surat itu. Jangan bingung tentang tujuan surat Anda. Bersikaplah terus terang.
   • Mulailah dengan "Saya" jika Anda ingin menyuarakan pendapat Anda sebagai pemilik bisnis. Gunakan "Kami" saat menulis atas nama perusahaan atau organisasi.
   • Fokus pada pernyataan langsung seperti: "Dengan surat ini kami ingin memberi tahu Anda" atau "Dengan surat ini kami ingin meminta Anda". Anda juga dapat menggunakan pernyataan "Saya" jika Anda menulis surat itu sebagai pemilik bisnis. Seperti: "Saya menghubungi Anda karena" atau "Saya baru saja mendengarnya ... dan ingin tahu lebih banyak tentang ..."
   • Misalnya, jika Anda (sebagai pemilik bisnis) menulis surat kepada Nina de Vries tentang rekening yang belum dibayar dari bulan lalu, Anda dapat memulai dengan: "Saya menghubungi Anda melalui surat ini karena saldo terutang di akun Anda mulai Maret 2015 . "
   • Atau, sebagai karyawan sebuah perusahaan, jika Anda menanggapi keluhan pelanggan tentang program luar angkasa perusahaan, Anda dapat memulai surat dengan, "Kami telah menerima keluhan Anda tentang program luar angkasa kami ke Mars."
   • Mungkin Anda menulis surat untuk memberi tahu pelanggan bahwa mereka telah memenangkan kompetisi atau mendapat tempat dalam kursus pelatihan. Mulailah dengan kalimat seperti: "Dengan senang hati saya beri tahu Anda ..." atau "Kami ingin memberi tahu Anda bahwa ..."
   • Jika Anda harus menyampaikan kabar buruk, mulailah dengan kalimat seperti, "Mohon maaf karena telah memberi tahu Anda bahwa ..." atau "Setelah mempertimbangkan dengan cermat, saya memutuskan untuk tidak ..."
3. Gunakan kalimat aktif, bukan kalimat pasif. Dalam bahasa umum kita sering menggunakan bentuk pasif. Tetapi bentuk pasif membuat apa yang Anda tulis membosankan dan membingungkan. Bentuk aktif jauh lebih efektif dalam surat bisnis karena memberikan nada yang lebih tegas.
   • Contoh bentuk pasif adalah, misalnya: `` Keluhan spesifik apa yang bisa saya selesaikan untuk Anda? '' Subjek kalimat, pelanggan ('Anda') ada di akhir kalimat, bukan di awal dari kalimat tersebut.
   • Contoh bentuk aktif adalah, misalnya, “Apa yang dapat saya lakukan untuk menyelesaikan keluhan Anda?” Versi kalimat ini, dalam bentuk aktif, jauh lebih jelas dan mudah dipahami oleh pembaca.
   • Menggunakan bentuk pasif bisa menjadi cara yang bagus untuk menyampaikan pesan Anda tanpa memperhatikan kesalahan atau poin yang dipertanyakan. Tapi gunakan ini saja. Secara umum, formulir aktif jauh lebih efektif dalam surat bisnis.
4. Tunjukkan peristiwa atau percakapan sebelumnya dengan pembaca, jika memungkinkan. Anda mungkin telah menghubungi Nina de Vries awal bulan ini dengan peringatan tentang tagihannya yang belum dibayar. Atau mungkin seorang klien mengungkapkan kekesalannya dengan program luar angkasa pada konferensi bulan lalu. Jika Anda sudah pernah berinteraksi dengan pembaca, akui ini. Ini mengingatkan pembaca tentang kontak Anda sebelumnya dan membuat surat bisnis tampak lebih mendesak dan penting.
   • Gunakan frasa seperti: "Melanjutkan surat saya tentang tagihan Anda yang belum dibayar" atau "Terima kasih atas pembayaran Anda di bulan Maret". Atau "Sangat membantu mendengar tentang posisi Anda di program luar angkasa pada konferensi Mei."
5. Ajukan permintaan atau tawarkan bantuan. Tetapkan nada positif dengan pembaca dengan membuat permintaan sopan atau menawarkan bantuan dalam bentuk hubungan kolaboratif.
   • Misalnya Anda adalah pemilik bisnis yang meminta pelanggan untuk membayar tagihan. Gunakan frasa seperti, "Saya menghargai jika Anda melunasi tagihan Anda yang belum dibayar secepat mungkin."
   • Katakanlah Anda menulis atas nama perusahaan Anda. Gunakan kalimat seperti: "Kami akan dengan senang hati mengatur pertemuan tatap muka antara Anda dan Staf Sumber Daya Manusia kami."
   • Anda juga dapat menawarkan untuk menjawab pertanyaan atau kekhawatiran apa pun yang mungkin dimiliki pembaca Anda. Gunakan frasa seperti: "Saya akan dengan senang hati menjawab pertanyaan atau masalah apa pun yang Anda miliki terkait akun Anda." Atau, "Apakah Anda ingin kami memberikan detail lebih lanjut tentang program ini?"
6. Tutup suratnya. Tambahkan ajakan bertindak, untuk Anda sendiri dan untuk pembaca. Ini bisa berupa permintaan pembayaran sebelum tanggal tertentu atau catatan tentang membuat janji resmi dengan pembaca.
   • Tambahkan kalimat di mana Anda memanggil penerima di masa depan. "Saya berharap dapat melihat Anda pada rapat anggaran minggu depan." Atau "Saya berharap dapat membicarakan hal ini lebih lanjut dengan Anda selama kunjungan kami ke kantor pusat."
   • Perhatikan setiap dokumen yang ingin Anda tambahkan ke surat Anda. Tambahkan kalimat seperti "Di lampiran Anda akan menemukan faktur terutang" atau "Terlampir Anda akan menemukan salinan program luar angkasa kami."
   • Akhiri surat itu dengan kalimat penutup. Gunakan "Hormat kami" untuk pelanggan atau klien.
   • Gunakan "Hormat kami" dalam surat resmi untuk orang yang tidak Anda kenal.
   • Gunakan hanya "Salam Hormat" atau "Salam Hormat" saat menulis surat kepada seseorang yang Anda kenal baik atau bekerja dengan Anda.
7. Baca surat itu lagi. Semua format dan kata-kata Anda yang akurat akan sia-sia jika surat itu penuh dengan kesalahan ejaan!
   • Catat setiap penggunaan bentuk pasif, dan coba ubah kalimat tersebut ke bentuk aktif.
   • Perhatikan kalimat yang panjang, tidak jelas, dan rumit. Dalam surat bisnis, lebih sedikit biasanya lebih banyak, jadi persingkat kalimat Anda jika memungkinkan.

Tips

• Saat Anda mencetak surat, gunakan A4 kosong. Saat Anda mengirim surat, lipat menjadi tiga dan kirimkan dalam amplop standar.