Pengarang:
Monica Porter
Tanggal Pembuatan:
13 Berbaris 2021
Tanggal Pembaruan:
1 Juli 2024
Isi
Pelaporan bisnis adalah salah satu cara paling efektif untuk mengkomunikasikan operasi bisnis saat ini. Terlepas dari tujuannya yang luas, mereka umumnya digunakan ketika bisnis atau individu perlu membuat keputusan penting. Untuk menulis laporan bisnis yang efektif, pertama Anda perlu memahami apa itu dan bagaimana mereka dapat digunakan.
Langkah
Bagian 1 dari 2: Tentukan jenis laporan yang akan ditulis
Mempresentasikan ide. Ini adalah tipenya laporan / proposal penjelasan. Laporan ini dapat digunakan untuk membuat rekomendasi kepada manajemen kunci atau pengambil keputusan di perusahaan, biasanya terdiri dari dua bagian: ringkasan dan konten. Ringkasan menyoroti saran Anda. Bagian konten (tubuh) menganalisis lebih lanjut manfaat, biaya, risiko, dll. ikut dengan itu.
- Katakanlah Anda ingin menawarkan printer 3D untuk departemen Anda. Untuk membujuk manajer Anda agar menyetujui pembelian perangkat ini, Anda perlu menulis laporan penjelasan / rekomendasi untuk mengajukan petisi secara resmi kepada manajemen.
Jelaskan risiko yang terkait dengan peluang tertentu.Laporan investigasi membantu menentukan tingkat risiko yang terkait dengan tindakan tertentu. Jenis laporan ini sangat membantu dalam membantu perusahaan dalam memprediksi kemungkinan konsekuensi. Ini mencakup pendahuluan, konten investigasi, dan kesimpulan. Pendahuluan menyoroti masalah yang sedang dipertimbangkan. Isi survei digunakan untuk membahas fakta dan hasil investigasi. Kesimpulan digunakan untuk meringkas masalah.- Misalkan Perusahaan Farmasi X ingin bekerja sama dengan Perusahaan Farmasi Y tetapi masih memiliki kekhawatiran. Perusahaan X tidak ingin bekerja sama dengan perusahaan dengan masalah keuangan sekarang atau masa lalu. Perusahaan ini akan melakukan investigasi dan menggunakan laporan investigasi untuk membahas secara mendalam informasi keuangan perusahaan Y dan direksinya.
Menyajikan informasi tentang kepatuhan dengan badan pengatur tertentu. Ini adalah laporan kepatuhan, digunakan untuk membantu perusahaan menunjukkan tanggung jawabnya. Ini menunjukkan kepatuhan terhadap hukum / peraturan dan pengeluaran perusahaan yang wajar di depan badan pemerintahan (kota, provinsi, pemerintah, dll.). Laporan ini meliputi pendahuluan, isi laporan dan kesimpulan. Pendahuluan biasanya berisi gambaran tentang konten utama dalam laporan. Bagian konten mewakili data, acara, dll. Badan eksekutif perlu tahu. Kesimpulan digunakan untuk meringkas.- Misalnya, Nestle perlu menunjukkan kepada dewan pengaturnya bahwa mereka mengikuti kebijakan negara tuan rumah dan pedoman hukum selama bertahun-tahun. Akibatnya, mereka telah menggunakan laporan kepatuhan tahunan mereka untuk bersikap transparan tentang kegiatan mereka pada tahun tersebut.
Presentasi kelayakan ide atau proyek yang diusulkan. Laporan eksplorasi yang digunakan untuk menentukan apakah sebuah ide disebut praktis atau tidak kemungkinan laporan. Laporan ini harus disusun dalam dua bagian: ringkasan dan isi laporan. Konten tersebut menunjukkan manfaat, kemungkinan masalah, biaya yang terlibat, dan sebagainya. dari ide yang diusulkan. Sebuah perusahaan dapat menggunakan laporan kelayakan untuk mengeksplorasi pertanyaan yang mirip dengan berikut ini:- Bisakah proyek ini diselesaikan sesuai anggaran?
- Apakah proyek ini akan menguntungkan?
- Bisakah proyek ini diselesaikan dalam jangka waktu yang ditentukan?
Presentasi hasil penelitian investigasi.Laporan penelitian investigasi menyajikan penelitian tentang suatu masalah atau masalah. Ini biasanya merupakan tinjauan mendalam pada materi pelajaran tertentu, dan harus mencakup bagian: ringkasan, pendahuluan, metodologi penelitian, hasil yang diperoleh, kesimpulan dan rekomendasi. Penelitian yang relevan juga harus dimasukkan dalam laporan ini.- Misalnya, perusahaan mungkin melakukan penelitian di seluruh perusahaan tentang apakah akan melarang merokok di lobi karyawan atau tidak. Operator akan menyiapkan laporan penelitian investigasi.
Bantu perusahaan Anda meningkatkan kebijakan, produk, atau proses bisnisnya melalui pemantauan berkelanjutan. Diformulasikan pada interval tetap, seperti minggu, bulan, kuartal, dll., Laporan berkala kinerja, keuntungan dan kerugian atau kriteria lainnya dapat ditinjau secara rinci selama periode waktu tertentu.- Misalnya, setiap bulan, perwakilan penjualan farmasi mungkin akan membuat tabel yang meringkas jumlah panggilan penjualan mereka.
Laporkan situasi tertentu. Berbeda dengan periode waktu yang tetap, dibutuhkan situasi khusus laporkan situasinya. Situasi di sini bisa sesederhana informasi yang diperoleh dari seminar atau serumit pelaporan tentang tanggap bencana alam. Laporan ini mencakup bagian: pendahuluan, isi dan kesimpulan. Gunakan pendahuluan untuk mengidentifikasi acara dan membahas apa yang akan dicakup dalam konten laporan. Kesimpulan digunakan untuk menyatakan komitmen atau tindakan yang diperlukan dalam situasi ini.- Misalnya, setelah badai besar, badan pengelola akan membutuhkan laporan situasi.
Sajikan solusi untuk masalah atau situasi tersebut.Laporan perbandingan Pertimbangkan beberapa solusi yang mungkin untuk situasi tertentu. Berdasarkan hasil tersebut, penulis akan mengusulkan tindakan tertentu. Biasanya terdiri dari tiga bagian: pendahuluan, konten, dan kesimpulan. Pendahuluan menguraikan tujuan laporan. Bagian tengah menjelaskan situasi atau masalah dan kemungkinan solusi / opsi. Kesimpulannya mengungkapkan solusi atau alternatif terbaik.
- Pertimbangkan produsen mobil ABC ingin membuka pabrik di Asia. Berdasarkan apa yang dibutuhkan perusahaan, laporan tersebut dapat mempersempit pilihan menjadi tiga negara. Kemudian akan disimpulkan lokasi pabrik mana yang terbaik dari tiga negara.
Bagian 2 dari 2: Menulis laporan bisnis
Tentukan tujuan dan format laporan Anda. Tanyakan pada diri Anda apa yang ingin Anda capai melalui laporan tersebut. Berdasarkan tujuan yang Anda inginkan, pilih jenis laporan yang sesuai dari daftar yang tercantum di atas.
- Apapun jawabannya, Anda perlu memastikan keringkasan tujuan Anda. Jika tujuannya tidak jelas, laporan tersebut hanya akan membingungkan pembaca dan mungkin membahayakan kredibilitasnya.
- Misalnya, jika Anda ingin mendapatkan anggaran iklan yang lebih besar untuk departemen Anda. Laporan tersebut kemudian harus berfokus pada anggaran Anda saat ini dan bagaimana Anda dapat menggunakan anggaran yang lebih besar secara efektif.
Identifikasi audiens. Pembaca bisa termasuk orang luar (orang yang tidak bekerja di perusahaan Anda) atau internal. Pertimbangkan pengetahuan atau keakraban mereka yang ada dengan topik target mereka, dan pikirkan tentang bagaimana mereka akan menggunakan informasi yang disajikan dalam laporan.
- Ingatlah bahwa siapa pun audiens Anda, tidak ada kesimpulan yang lebih meyakinkan selain jumlah uang yang dapat Anda bawa ke perusahaan atau pelanggan Anda.
- Misalkan Anda ingin menjalankan program berbagi kerja di departemen Anda dan menetapkan bahwa audiens di sini adalah kepala sumber daya manusia, kepala eksekutif, dan manajer umum. Pertimbangkan tingkat minat mereka yang ada pada program ini. Jawabannya akan membentuk nada laporan. Jika perusahaan tidak pernah mempertimbangkan program semacam itu, laporan ini akan menjadi strategis dan informatif. Dalam kasus sebaliknya, laporan harus kurang informatif dan lebih meyakinkan.
Tentukan apa yang akan dipelajari. Bagian tersulit bukanlah pada bagian menulis, tetapi dalam menarik kesimpulan dan mengumpulkan data yang diperlukan untuk mendukungnya. Dibutuhkan banyak keterampilan, termasuk pengumpulan data dan analisis pasar. Apa yang perlu Anda dan manajemen ketahui untuk membuat keputusan berdasarkan informasi tentang topik yang diberikan?
Dapatkan data yang tepat untuk laporan. Penting agar data Anda diteliti dengan baik. Jika tidak, laporan tersebut mungkin kurang kredibilitas. Pengumpulan datanya sendiri tergantung pada jenis laporan yang Anda tulis. Pastikan parameter data yang dipilih ringkas dan konsisten dengan inti laporan.
- Data dapat berupa informasi orang dalam - artinya Anda dapat mengumpulkannya dengan cepat. Misalnya, Anda bisa mendapatkan angka penjualan dari bagian penjualan hanya dengan satu panggilan. Dengan kata lain, Anda bisa mendapatkan data dan memasukkannya ke dalam laporan dengan cepat.
- Data eksternal juga dapat disimpan secara internal. Jika departemen tertentu telah mengumpulkan data analisis pelanggan, silakan tanyakan dari mereka. Anda tidak perlu melakukan investigasi itu sendiri. Meskipun tidak konsisten dalam berbagai jenis bisnis, seringkali pelapor bisnis tidak perlu melakukan penyelidikan langsung.
- Katakanlah Anda sedang menulis laporan penjelasan / proposal. Anda kemudian harus mempelajari semua manfaat yang datang dari saran Anda dan memasukkan studi tersebut ke dalam laporan Anda.
Atur dan tulis laporan. Bagaimana memilih tata letak dan menulis laporan tergantung pada tujuan Anda. Misalnya, tata letak laporan kepatuhan akan berbeda dengan tata letak laporan kelayakan. Setelah Anda memiliki gambaran tentang bagaimana laporan harus diatur, Anda dapat mulai dengan konten Anda.
- Pecahkan data terkait menjadi beberapa bagian. Laporan bisnis tidak bisa dikacaukan dengan banyak data dan informasi. Mengatur data menjadi beberapa bagian adalah kunci keberhasilan laporan bisnis. Misalnya, Anda dapat memisahkan data penjualan dari data analisis pelanggan dan menetapkan tajuk terpisah untuk mereka.
- Susun laporan dengan tajuk yang relevan, yang dapat dengan cepat muncul sebagai kajian independen tetapi pada saat yang sama mendukung tujuan fundamental laporan.
- Karena beberapa bagian mungkin bergantung pada analisis atau masukan dari bagian lain, seringkali dimungkinkan untuk mengerjakan setiap bagian secara terpisah sambil menunggu hasil analisis.
Menarik kesimpulan dengan proposal khusus. Kesimpulan yang dibuat harus jelas dan harus merupakan hasil yang wajar dari pemeriksaan yang cermat terhadap data yang disajikan dalam laporan. Jika sesuai, usulkan dengan jelas tindakan terbaik berdasarkan kesimpulan tersebut.
- Setiap tujuan harus mengandung tindakan spesifik dan terukur. Tuliskan setiap perubahan dalam deskripsi pekerjaan, jadwal atau biaya yang diperlukan untuk menyelesaikan rencana baru. Setiap klaim harus menyajikan pendekatan baru langsung - pendekatan yang akan membantu memenuhi tujuan / solusi yang diuraikan dalam laporan.
Tulis ringkasan proyek. Ringkasan proyek harus menjadi halaman pertama laporan Anda, tetapi juga harus menjadi hal terakhir yang Anda tulis. Ringkasan ini menyajikan hasil penelitian dan kesimpulan serta gambaran yang sangat singkat tentang apa yang akan disajikan jika pembaca memilih untuk melanjutkan membaca laporan lengkap. Ini seperti cuplikan film atau abstraksi dari artikel ilmiah.
- Ringkasan Eksekutif dinamai di atas karena hampir satu-satunya hal yang akan dibaca oleh anggota dewan yang sibuk. Sampaikan semua yang penting kepada atasan Anda di sini, maksimal 200-300 kata. Sisanya bisa diteliti lebih dekat jika ingin tahu lebih banyak.
Gunakan infografik untuk data yang akan digunakan jika diperlukan. Dalam beberapa kasus, menyajikan data kuantitatif melalui bagan atau grafik dapat membantu. Gunakan warna dalam presentasi Anda, karena akan menarik lebih banyak perhatian dan membantu membedakan informasi. Jika memungkinkan, gunakan poin-poin, gunakan angka, atau data bingkai agar lebih mudah dibaca. Dengan cara ini, Anda akan memisahkan data dari laporan lainnya dan menunjukkan artinya.
- Secara keseluruhan, efek visual adalah faktor yang hebat, membuat pelaporan bisnis lebih menarik karena teks dan gambarnya sendiri bisa relatif kaku. Tapi jangan terlalu jauh, gunakan hanya jika sesuai dan diperlukan.
- Halaman yang penuh dengan teks dan tidak berisi tabel atau gambar bisa melelahkan. Harap bingkai konten di sana. Kotak informasi juga dapat meringkas presentasi Anda secara efektif.
Kutip sumber sesuai kebutuhan. Bergantung pada jenis penelitian yang dilakukan, Anda mungkin perlu menjelaskan sumber informasi Anda. Tujuan halaman dokumen atau sumber referensi dalam laporan bisnis adalah untuk menyediakan sumber informasi agar orang lain dapat mengetahui lebih lanjut atau mencari data jika diinginkan.
- Gunakan format yang tepat untuk melaporkan kutipan, bergantung pada industri Anda.
Baca lagi dua kali. Kesalahan ejaan atau tata bahasa dapat menyebabkan pembaca merasa bahwa Anda kurang berusaha dalam laporan dan mempertanyakan keandalan hasil penelitian. Selain itu, pastikan untuk menyajikan informasi dengan jelas dan ringkas.
- Misalnya, jangan berlebihan menggunakan kata-kata mewah atau menggunakan kalimat yang sangat panjang.
- Hindari menggunakan bahasa gaul.
- Jika laporan dan pembaca terkait erat dengan industri tertentu, Anda dapat menggunakan jargon atau terminologi teknis. Tapi hati-hati, jangan berlebihan.
- Secara umum, laporan bisnis ditulis dalam bentuk pasif dan merupakan salah satu dari sedikit kasus di mana lebih pasif lebih baik.
- Anda sering kali melewatkan kesalahan saat membaca ulang karya Anda karena merasa familiar sejak Anda menulis. Pertimbangkan untuk meminta orang lain di ruangan itu, yang juga ingin melaporkan kesuksesan, membaca. Bersikaplah terbuka terhadap umpan balik yang diterima. Lebih baik bila kesalahan ditunjukkan oleh rekan kerja daripada atasan. Tinjau setiap komentar dan tulis ulang laporannya.
Buat daftar isi. Format laporan bisnis seformal mungkin, buat daftar isi agar mudah ditindaklanjuti dan cepat dibaca. Sertakan semua bagian penting, terutama ringkasan dan kesimpulan tata kelola.
Buat sampul laporan bisnis Anda. Cara terbaik untuk melengkapi laporan investigasi yang baik dan menyeluruh adalah dengan menutupinya dengan tepat. Anda bisa menggunakan binder, manset atau kertas bagus. Intinya di sini adalah bahwa laporan bisnis harus menarik, enak dilihat, cukup untuk membangkitkan minat pembaca.
- Ini juga berlaku untuk semua tabel dan grafik yang disertakan dalam laporan.
