Isi

• Langkah
• Bagian 1 dari 3: Susun Laporan Acara Anda
• Bagian 2 dari 3: Temukan Materi yang Tepat untuk Laporan Anda
• Bagian 3 dari 3: Sentuhan terakhir untuk menulis laporan acara
• Tips
• Apa yang kamu butuhkan

Mungkin Anda perlu menulis laporan tentang acara tersebut dan menentukan seberapa sukses acara tersebut dan membandingkan hasilnya dengan tujuannya. Ini penting agar orang atau perusahaan yang mengadakan acara dapat memahami apakah mereka harus mengubah sesuatu. Ada beberapa cara agar laporan acara Anda lebih sukses. Ini penting jika Anda akan mengadakan acara lain!

Langkah

Bagian 1 dari 3: Susun Laporan Acara Anda

1. 1 Tentukan gaya dan format presentasi Anda untuk audiens tertentu. Laporan acara dapat dijahit, dijepit, diemail dalam format PDF, dieksekusi menggunakan presentasi PowerPoint, dan banyak lagi.
   • Pastikan untuk menyusun laporan acara Anda berdasarkan bagian. Anda harus membandingkan hasil acara dengan tujuan yang Anda tetapkan. Meringkas hasil utama dari acara tersebut.
   • Sesuaikan laporan acara dengan kebutuhan dan minat setiap sponsor dan penonton. Pertimbangkan tujuan sponsor. Sampai batas tertentu, sponsor adalah audiens utama untuk laporan acara Anda. Mereka ingin tahu apakah layak mensponsori acara Anda. Jadi jangan lupa untuk mempertimbangkan apa yang ingin mereka ketahui dan aspek apa yang benar-benar penting bagi mereka.
   • Siapkan juga laporan acara untuk memenuhi persyaratan khusus acara dan keunikan sponsor. Anda seharusnya tidak menulis laporan standar dan tipikal.Perlu dipertimbangkan bahwa laporan Anda juga akan menjadi perhatian manajemen dan manajer keuangan perusahaan.
2. 2 Atur prosesnya sehingga Anda mencatat informasi yang Anda butuhkan selama acara berlangsung. Jangan hanya mengandalkan ingatan Anda.
   • Menuliskan informasi sebelum, selama, dan setelah acara akan memungkinkan Anda membuat laporan yang lebih terperinci dan karenanya lebih efektif. Ini juga akan membantu Anda menyajikan informasi dalam urutan kronologis.
   • Pastikan pengumpulan data berkelanjutan, rekrut lebih banyak orang jika perlu (termasuk calon pekerja magang) untuk tujuan ini. Yang terpenting, Anda tidak perlu menunggu sampai akhir acara untuk membuat laporan.
3. 3 Kurangi laporan menjadi poin-poin penting. Masalah dengan beberapa laporan acara adalah mereka hanya mencantumkan urutan acara atau fokus pada penawaran promosi. Jangan lakukan itu. Sebaliknya, tekankan poin-poin kunci dengan jelas dan analitis.
   • Pilih beberapa acara acara untuk rincian rinci. Pikirkan tentang tiga peristiwa mana yang paling berhasil dan tiga yang paling tidak terduga.
   • Jangan membebani laporan Anda dengan detail yang tidak perlu seperti menu makan siang atau presentasi detail dari pembicara utama. Anda harus menyoroti apa yang benar-benar penting.

Bagian 2 dari 3: Temukan Materi yang Tepat untuk Laporan Anda

1. 1 Tulis ringkasan proyek. Laporan kegiatan harus berisi ringkasan proyek, yang merupakan versi singkat dari laporan lengkap yang lebih rinci. Ambil resume ini sebagai pengantar.
   • Anda dapat membuat dua laporan - ringkasan proyek yang dirancang untuk orang-orang yang tertarik dengan hasil acara, dan laporan lengkap yang lebih mendetail untuk mereka yang ingin mensponsori atau mengatur acara.
   • Dalam ringkasan proyek, Anda harus fokus pada poin dan hasil utama. Ringkasan proyek harus pendek - satu atau dua halaman. Ini harus meringkas rincian kunci dari acara dan termasuk interpretasi singkat dari data.
2. 2 Sertakan materi ilustrasi dalam laporan acara Anda. Jauh lebih efektif untuk menyajikan bagan yang mencerminkan informasi statistik kepada audiens, daripada membuat audiens bosan dengan jumlah dan tanggal yang tak terhitung jumlahnya.
   • Jika acara tersebut melibatkan produk baru, Anda dapat melampirkan fotonya. Foto-foto acara itu sendiri akan membantu menggambarkan laporan acara. Cobalah untuk memasang iklan sponsor di situs Anda untuk mendukung laporan Anda. Sekali lagi, semua ini tidak bisa menunggu sampai akhir acara.
   • Sebaiknya sertakan sampel, reproduksi, dan contoh lain untuk situs tersebut. Laporkan jumlah orang yang menerima kupon dari sponsor dan sebagainya. Tawarkan liputan acara baik di tempat maupun di luar situs di media, untuk penonton, untuk sponsor.
3. 3 Dokumentasikan liputan pers atau publisitas apa pun. Anda harus mengevaluasi apa yang telah diliput dalam pers terhadap tujuan yang Anda tetapkan.
   • Fokus pada iklan cetak dan artikel yang menampilkan nama dan iklan sponsor, selain mengumpulkan angka dan peringkat iklan.
   • Dokumentasikan iklan TV, pengumuman publik, peringkat, dan penyebutan berita.
   • Jangan lupa untuk memperhatikan informasi di radio, pengumuman daftar harga, nilai iklan dan promosi, laporan audit, dan lainnya.
4. 4 Pastikan untuk menyertakan penyebutan tujuan acara dalam laporan Anda. Sangat penting untuk menghubungkan tujuan acara dengan hasil, jadi jangan lupa untuk menyebutkan apa misi dan tujuan proyek itu.
   • Anda juga dapat memasukkan program acara. Anda juga harus menyebutkan peserta kunci dalam acara tersebut. Jangan lupa tentang singkatnya.
   • Luangkan sebagian besar waktu Anda untuk mendaftar dan mendiskusikan hasil utama dari acara tersebut dan membandingkannya dengan tujuan yang tercantum.Bersikaplah realistis dan hindari mengabaikan aspek-aspek yang belum terlalu berhasil.
5. 5 Sertakan informasi pendanaan dalam laporan acara Anda. Penting untuk memberikan diskusi terperinci tentang anggaran untuk acara tersebut dan berapa banyak yang sebenarnya dibelanjakan (atau berpotensi diinvestasikan). Pastikan untuk membandingkan biaya potensial dengan biaya nyata, dan tunjukkan apa yang berjalan dengan baik dan apa yang perlu dikerjakan lebih lanjut.
   • Anda harus menanggung semua biaya, termasuk kegiatan pemasaran dan promosi, kompensasi karyawan, dan biaya sponsor. Penting untuk mengembangkan anggaran yang terperinci. Manajer keuangan dan manajemen senior akan ingin melihat fakta yang mendukung hasil.
   • Sertakan perhitungan pendapatan bersih seperti komisi, sponsor, dan sampel. Tapi jangan lupa bahwa Anda membandingkan penghasilan dengan penghasilan yang diproyeksikan. Dibandingkan dengan apa? Pertanyaan bagus.
6. 6 Sertakan statistik yang berarti bagi pembaca. Jangan membuat laporan yang hanya mencantumkan informasi yang membuat Anda merasa baik. Jumlah pengunjung juga harus dicantumkan. Sebaiknya sediakan data yang terukur.
   • Statistik relevan lainnya adalah total penjualan dan pengunjung. Jenis data ini menambah kredibilitas laporan acara Anda. Masukkan informasi pengunjung Anda. Sertakan demografi, jumlah kunjungan, dan penelitian publik (seperti kebiasaan berbelanja).
   • Laporkan jumlah orang yang telah menanggapi kampanye sponsor dan sumbangan untuk amal. Dokumentasikan dampak ekonomi dan partisipasi karyawan.
7. 7 Dukung data dengan elemen kualitas. Laporan Anda harus menyertakan informasi statistik, tetapi Anda juga memerlukan masukan dari orang-orang untuk memberikan umpan balik yang berkualitas.
   • Kumpulkan umpan balik dari peserta dan anggota tim sehingga data keberhasilan dan kegagalan acara tidak hanya berasal dari penulis laporan. Dengan cara ini, laporan Anda akan tampak lebih kredibel.
   • Pertimbangkan untuk menyertakan penelitian independen. Penilaian liputan pers adalah salah satu contoh di mana penelitian independen dapat dilakukan.
   • Menilai tempat dan pengaturan. Anda harus meluangkan waktu untuk mengevaluasi tempat dan pengaturan dari sudut pandang orang lain. Diskusikan seberapa baik ruang itu digunakan pada konferensi, acara, dan sebagainya.

Bagian 3 dari 3: Sentuhan terakhir untuk menulis laporan acara

1. 1 Siapkan laporan Anda tepat waktu. Cobalah untuk membuat dan mempublikasikan laporan segera setelah acara. Jangan lupa tandai acara ini di kalender kamu. Beberapa orang berpikir bahwa laporan harus diterbitkan dalam waktu satu bulan setelah acara, tetapi yang lain berpendapat bahwa lebih baik melakukannya dalam beberapa hari.
   • Setiap kali ada tenggat waktu, Anda harus membuat laporan tepat waktu. Mungkin Anda sedang menulis laporan untuk beberapa agensi yang telah dipesan oleh klien. Perhatikan semua persyaratan.
   • Yang penting adalah bahwa audiens Anda akan mengharapkan laporan yang mendalam dan tepat waktu. Jadi luangkan waktu untuk melakukannya dengan benar, tetapi jangan tunda prosesnya.
2. 2 Perbaiki laporan Anda. Pastikan laporan acara Anda ditulis dengan baik dan bebas dari kesalahan ejaan atau tanda baca.
   • Pastikan laporan Anda cukup dalam. Perhatikan aturan praktis yang baik - "tunjukkan, bukan bicara." Ini berarti adalah ide bagus untuk memberikan contoh spesifik untuk mendukung poin yang lebih umum yang diuraikan dalam laporan.
   • Jangan lupakan audiens Anda dan pastikan apa yang Anda tulis terdengar formal dan profesional. Laporan peristiwa bukanlah dokumen rutin; itu adalah dokumen penting untuk menentukan apakah aktivitas itu sepadan dengan sumber daya yang dihabiskan untuk itu, jadi laporannya harus terdengar meyakinkan.

Tips

• Ambil lebih banyak foto daripada yang menurut Anda perlu.Saat Anda menulis laporan Anda, Anda akan menghargai kegunaan saran ini.
• Saat mengumpulkan umpan balik dari pembawa acara dan orang-orang yang merencanakan acara, Anda tidak boleh langsung melakukannya. Mereka akan tetap di tempatnya bahkan setelah akhir acara, Anda harus terlebih dahulu bertanya kepada orang-orang dari kerumunan; mereka akan menjadi orang pertama yang meninggalkan acara tersebut. Juga, jangan ganggu presenter jika dia sibuk dengan hal lain, Anda akan menemukannya nanti dan dapat bertanya tentang segalanya.
• Saat mengumpulkan umpan balik, melakukan percakapan, dan mengajukan pertanyaan secara alami, lawan bicara Anda akan dengan tulus memberi tahu pendapatnya tentang acara tersebut.
• Kumpulkan lebih banyak ulasan daripada yang Anda butuhkan. Anda akan senang tentang itu nanti.
• Foto yang bagus menunjukkan apa yang terjadi di acara tersebut serta reaksi orang-orang.
• Cobalah untuk mengambil foto dari keseluruhan gambar, termasuk orang-orang dan presenter dalam satu foto, untuk menyampaikan kepada pembaca seberapa besar acara itu.

Apa yang kamu butuhkan

• Kamera digital
• Buku catatan