Isi

• Melangkah
• Metode 1 dari 4: Meminta umpan balik tentang pekerjaan Anda
• Metode 2 dari 4: Meminta umpan balik di sekolah
• Metode 3 dari 4: Dapatkan umpan balik tentang naskah
• Metode 4 dari 4: Dapatkan umpan balik dari pelanggan
• Tips

Email, seperti bentuk komunikasi lainnya, memiliki etiket dan aturan sosial permainannya sendiri. Jika Anda ingin meminta umpan balik melalui email di tempat kerja atau di sekolah, atau jika Anda ingin menerima umpan balik atas naskah yang telah Anda tulis, penting untuk memikirkan baik-baik tentang bagaimana Anda merumuskan permintaan Anda, bagaimana Anda menyusun e-mail Anda. -mail dan saat Anda mengirimkannya. Inilah cara Anda membuat email Anda seefektif mungkin. Dengan bersikap sopan, benar, dan jelas di email Anda, Anda bisa mendapatkan umpan balik yang Anda butuhkan.

Melangkah

Metode 1 dari 4: Meminta umpan balik tentang pekerjaan Anda

1. Kirimkan permintaan Anda ke orang yang paling bisa menilai pekerjaan Anda. Ini sering kali adalah manajer Anda. Bagaimanapun, itu baik untuk memulai dengan supervisor Anda, atau dengan rekan kerja yang telah bekerja di sana selama beberapa waktu. Mereka memiliki pengalaman yang tepat untuk membantu Anda dan memberikan umpan balik yang Anda butuhkan.
2. Bersikaplah sopan dan rendah hati dalam email Anda. Ikuti etiket yang berlaku untuk email di tempat kerja. Kesopanan adalah hal yang baik dalam hal umpan balik, tetapi jangan terlalu rendah hati sehingga atasan Anda mengira Anda tidak tahu apa-apa tentang pekerjaan Anda. Sebaliknya, cobalah untuk merumuskan pertanyaan Anda sedemikian rupa sehingga Anda menunjukkan kemajuan apa yang telah Anda buat dalam proyek atau tugas yang Anda minta umpan baliknya. Ini menunjukkan kepada atasan Anda bahwa Anda tidak duduk diam sambil menunggu umpan balik.
   • Misalnya, Anda dapat menulis: “Saya menyelesaikan presentasi untuk besok, tetapi saya mengalami pertanyaan tentang desain. Saya ragu apa yang sejalan dengan identitas perusahaan. Saya telah melampirkan presentasi konsep; apakah Anda punya saran untuk desainnya? Terima kasih atas bantuan Anda dengan ini. ”
   • Jangan lupa berterima kasih kepada penerima di email atas bantuannya.
3. Berikan umpan balik secara spesifik. Ini mencegah Anda mendapatkan respons yang terlalu luas yang tidak dapat Anda gunakan. Hindari pertanyaan yang hanya bisa menjawab "ya" atau "tidak". Fokus pada bagian tertentu dari proyek yang sedang Anda perjuangkan. Cobalah untuk tidak membebani atasan atau kolega Anda dengan tiba-tiba mengajukan banyak pertanyaan.
   • Misalnya, Anda dapat mengatakan: “Saya tidak yakin bagaimana cara melanjutkan di file Jansen. Klien tidak menanggapi email saya dan tidak dapat dihubungi melalui telepon. Karena ini mendesak, saya ingin meminta nasihat Anda tentang bagaimana saya bisa menyelesaikan masalah ini dengan sebaik-baiknya. ”
   • Jika Anda menginginkan umpan balik yang lebih umum dalam bentuk penilaian atau laporan, silakan tanyakan secara eksplisit. Akan membantu jika Anda sopan dan sespesifik mungkin. Misalnya, Anda dapat meminta penilaian tentang seberapa efisien Anda bekerja atau seberapa kreatif Anda. Jika Anda meminta umpan balik dari karyawan yang Anda awasi, akan membantu jika Anda membiarkan karyawan Anda merespons secara anonim.
4. Berterimakasihlah pada penyedia umpan balik. Kirimkan ucapan terima kasih kepada orang yang memberi Anda umpan balik melalui email. Jika umpan balik berarti Anda perlu meningkatkan beberapa hal, tunjukkan secara singkat bagaimana Anda akan melakukannya. Jangan bereaksi secara impulsif; biarkan umpan balik itu bekerja pada Anda dan jangan merespons sampai emosi Anda sedikit tenang.
   • Pastikan untuk menanggapi dalam dua hari.

Metode 2 dari 4: Meminta umpan balik di sekolah

1. Katakan siapa Anda. Guru Anda mungkin memiliki ratusan siswa, terutama di sekolah atau universitas besar. Anda ingin memperjelas siapa Anda. Mulailah email Anda dengan memberi tahu nama Anda (nama depan dan belakang), di kelas mana Anda berada, dan kelas apa yang Anda ikuti dengan guru. Dengan cara ini, guru Anda tidak akan membuang waktu untuk mencari tahu siapa Anda lagi, dan dia dapat meluangkan lebih banyak waktu untuk memberi Anda umpan balik yang berguna.
2. Jaga agar tetap bisnis. Beberapa siswa merasa sulit untuk mengirim email kepada guru untuk pertama kalinya. Kecuali guru Anda ingin dipanggil dengan nama depan di kelas, gunakan nama belakang untuk salam email. "Dear Mr. De Vries" atau "Dear Mrs. Smit" sering kali merupakan pilihan yang baik. Jika Anda tahu bahwa guru Anda sangat formal, Anda memilih "Dear Mr. De Vries" atau "Dear Mrs. Smit". Jika guru Anda telah mengirimi Anda email sebelumnya, pilih salam yang setidaknya seformal yang digunakan guru Anda. Pertahankan nada bicara Anda seperti bisnis. Alih-alih, “Hei, apa pendapatmu tentang esai saya? Benar gendut? " lebih baik katakan, “Saya tidak yakin saya memahami tugas dengan benar. Saya punya beberapa pertanyaan tentang esai. "
3. Jaga agar tetap singkat. Jangan khawatir tentang penjelasan mengapa Anda mengajukan pertanyaan tertentu, kecuali penjelasan itu diperlukan agar guru Anda dapat memahami pertanyaan dengan benar. Misalnya, jika Anda bertanya apakah Anda dapat mengirimkan esai nanti, guru Anda pasti ingin tahu mengapa Anda bertanya, tetapi jika Anda memiliki pertanyaan tentang apa yang dimaksud dengan tugas tertentu, Anda tidak perlu menjelaskan secara detail bagaimana tugas Anda. anjing sedang mengerjakan PR, makan, atau hal lain yang tidak berhubungan langsung dengan tugas itu sendiri.
4. Jangan menunggu sampai sebelum tenggat waktu untuk meminta umpan balik. Guru Anda tidak hanya tidak akan senang jika Anda meminta umpan balik di saat-saat terakhir, Anda juga tidak akan punya waktu lagi untuk memproses umpan balik tersebut. Jika Anda masih memiliki beberapa pertanyaan di saat-saat terakhir yang sangat mendesak, tulis email Anda sesingkat mungkin dan minta maaf karena terlambat meminta umpan balik. Semoga guru Anda meluangkan waktu untuk menjawab Anda dengan cepat.
5. Gunakan format file yang ditentukan oleh guru Anda. Jika Anda mengirim lampiran dengan email (misalnya draf esai Anda), pastikan lampiran tersebut dalam format file yang ditunjukkan oleh guru Anda dalam deskripsi tugas. Misalnya, jika guru Anda meminta dokumen .doc, jangan kirim .odt. Jika ragu, kirimkan dokumen dalam dua format. Sekali dalam format yang Anda buat (misalnya .doc atau .ppt) dan sekali dalam .pdf. Dalam format asli, guru Anda dapat dengan mudah membuat catatan jika perlu, dan dia dapat membaca .pdf tanpa masalah, meskipun dia mungkin memiliki perangkat lunak pengolah kata yang berbeda dari Anda. Jelaskan di email bahwa itu adalah dokumen yang sama dua kali.
6. Mintalah umpan balik setelah mengirimkan esai atau setelah ujian. Cukup email guru Anda dan bersikaplah sopan. Misalnya, katakan: "Tuan Smit, saya tidak lulus ujian seperti yang saya harapkan. Apakah Anda ingin memberi saya sedikit penjelasan tentang pertanyaan yang salah, sehingga saya dapat membuat ujian berikutnya lebih baik? " Biasanya guru Anda akan dengan senang hati membantu Anda dalam hal ini.

Metode 3 dari 4: Dapatkan umpan balik tentang naskah

1. Kirim email kepada seseorang yang Anda kenal terlebih dahulu. Jika Anda menginginkan umpan balik yang komprehensif, yang terbaik adalah memberikan naskah Anda kepada seseorang yang Anda kenal, lebih disukai teman atau kolega. Saat Anda mengirim email kepada seseorang seperti itu, lakukan seperti biasa. Anda tidak harus tiba-tiba menjadi lebih pebisnis dari biasanya. Jika Anda akan menelepon mereka alih-alih mengirim email kepada mereka untuk pertanyaan lain, akan lebih pintar untuk menelepon mereka terlebih dahulu. Jika Anda memilih email daripada panggilan telepon, kirim email terlebih dahulu menanyakan apakah mereka ingin meluangkan waktu untuk memberikan umpan balik pada naskah Anda. Hanya ketika orang tersebut merespons secara positif, apakah Anda mengirimkan naskah kepada mereka (dalam email kedua).
   • Meskipun Anda sebelumnya telah berbicara dengan orang yang Anda minta umpan baliknya tentang permintaan Anda, harap jelaskan secara singkat apa permintaan Anda di email yang Anda kirimi manuskripnya.
2. Kirim email ke pakar. Terkadang Anda ingin ahli sejati melihat naskah Anda. Kirim email ke pakar yang Anda kenal dan jelaskan mengapa Anda meminta umpan balik. Jangan memaksa. Sadarilah bahwa waktu pakar kemungkinan akan langka, dan tulis sesuatu seperti, "Saya mengerti jika Anda tidak punya waktu untuk memberi saya umpan balik." Anda bahkan dapat bertanya apakah pakar yang Anda kirimi email mengenal seseorang yang mungkin punya waktu, jika tidak.
3. Jangan mengirimkan naskah kepada siapa pun yang tidak diminta. Anda bahkan mungkin tidak mendapatkan tanggapan kecuali Anda menawarkan melalui email untuk membayar penerima atas bantuan mereka. Jika Anda mengirim email yang tidak diminta ke penulis atau penulis terkenal, kemungkinan besar email Anda akan berakhir di sampah, karena penulis terkenal akan menerima ratusan email semacam itu. Alih-alih beralih ke orang terkenal, tanyakan terlebih dahulu kepada seseorang yang dekat dengan Anda. Misalnya teman, kolega atau guru. Mereka lebih cenderung ingin membantu Anda.
4. Jelaskan secara spesifik jenis umpan balik yang ingin Anda terima. Misalnya, tunjukkan bahwa Anda suka menerima kritik yang membangun. Tunjukkan juga seberapa detail umpan balik yang Anda inginkan, dan apakah umpan balik harus hanya tentang konten (apakah itu cerita yang bagus, misalnya) atau juga tentang bentuknya (tata bahasa, ejaan, desain). Jika orang yang Anda minta umpan baliknya tahu apa yang Anda butuhkan, dia dapat membantu Anda dengan lebih baik.
   • Umpan balik positif (apa yang disukai orang lain tentang naskah Anda) membantu Anda lebih memahami kekuatan naskah Anda.
   • Umpan balik yang baik selalu membangun, meskipun umpan baliknya negatif. Jika Anda menerima umpan balik negatif, luangkan waktu sejenak untuk menanggapinya. Ingatlah bahwa orang lain dengan tulus ingin membantu Anda. Mendapatkan umpan balik negatif memang tidak menyenangkan, tetapi itu membantu Anda memperbaiki naskah Anda. Jadi berterima kasih kepada penyedia umpan balik atas umpan balik mereka, meskipun itu negatif.
5. Beri waktu penerima untuk menanggapi. Jika Anda telah meminta umpan balik terperinci tentang naskah untuk sebuah buku, jangan mengharapkan umpan balik di kotak surat Anda dalam satu hari. Dan tidak dalam seminggu. Butuh waktu untuk membaca dan mengomentari naskah yang panjang. Jika Anda memiliki tenggat waktu, pastikan penyedia umpan balik tahu sebelumnya. Tanyakan kepada penyedia umpan balik apakah dia bisa memberikan umpan balik sebelum tanggal tertentu. Ingatlah bahwa penyedia umpan balik memiliki hal lain yang harus dilakukan; dia tidak akan dapat mengerjakan manuskrip Anda secara penuh.
6. Berterima kasih kepada penyedia umpan balik atas bantuan mereka. Jika pemberi umpan balik adalah teman Anda, pertimbangkan untuk memberikan sedikit hadiah terima kasih. Misalnya sekotak coklat. Jika rekan kerja atau guru telah memberi Anda umpan balik, Anda dapat mengirim email untuk berterima kasih. Beri tahu penyedia umpan balik betapa Anda sangat menghargai bahwa mereka telah meluangkan begitu banyak waktu untuk membantu Anda. Jika Anda tidak berterima kasih kepada penyedia umpan balik, mereka akan mendapat kesan bahwa Anda tidak menghargai bantuan mereka, dan mereka tidak ingin membantu Anda secepat itu di lain waktu.

Metode 4 dari 4: Dapatkan umpan balik dari pelanggan

1. Jangan terlalu banyak bertanya. Pelanggan sudah menerima banyak survei, dari hampir setiap perusahaan. Jika Anda ingin memastikan bahwa pelanggan membuang email Anda langsung ke tempat sampah, masukkan daftar pertanyaan lengkap. Jika Anda ingin pelanggan berusaha membantu Anda, pertahankan satu atau dua pertanyaan.
2. Ajukan pertanyaan terbuka. Alih-alih mengajukan pertanyaan ya / tidak, ungkapkan pertanyaan Anda sedemikian rupa sehingga Anda mendapatkan jawaban yang lebih komprehensif. Daripada bertanya, "Apakah Anda akan merekomendasikan kami kepada teman?" Anda bertanya, "Bagaimana Anda menggambarkan kami kepada seorang teman?" Jawaban atas pertanyaan esai memberi Anda lebih banyak informasi daripada pertanyaan sederhana ya / tidak.
3. Beri tahu pelanggan bahwa Anda akan merespons dengan cepat. Ini memperjelas bahwa Anda benar-benar akan melakukan sesuatu dengan umpan balik pelanggan, dan itu tidak akan menghilang ke kotak masuk anonim. Anda juga cenderung mendapatkan tanggapan yang lebih jujur ​​jika pelanggan tahu mereka akan mendapat tanggapan dari Anda.
   • Saat Anda merespons, bersikaplah jujur ​​dan profesional. Dengan mudahnya pelanggan memposting pengalaman negatif di media sosial akhir-akhir ini, Anda akan memiliki reputasi buruk sebelum Anda menyadarinya. Selalu tanggapi dengan tulus dan profesional.
4. Jangan gunakan Flash atau tambahan lain yang membuat email Anda lambat. Jika pelanggan memiliki koneksi internet yang lambat, kemungkinan besar mereka akan menghapus email tersebut segera setelah mereka melihatnya tidak memuat. Ingatlah bahwa umpan balik seringkali lebih penting bagi Anda daripada bagi pelanggan Anda.
5. Gunakan font dan desain yang dirancang dengan baik. Anda ingin email Anda terlihat jelas dan profesional. Email dengan gambar berkualitas buruk atau dengan font Comic Sans tidak meninggalkan kesan yang baik bagi pelanggan Anda. Sebaliknya, gunakan font yang lebih umum seperti Times New Roman atau Arial dan minimalkan gambar.
6. Pastikan email Anda sesuai untuk semua perangkat. Email yang terdiri dari satu kolom lebih fleksibel daripada saat Anda memilih desain dengan banyak kolom. Pastikan juga ukuran font Anda tidak terlalu kecil. Anda ingin email Anda terlihat bagus di laptop, smartphone, dan tablet. Karena banyak orang membaca email mereka di ponsel, penting untuk mempertimbangkan hal ini dalam format email Anda.

Tips

• Jangan ganggu orang; jika seseorang mengatakan mereka tidak ingin memberikan umpan balik, biarkan saja.
• Gunakan etiket normal seperti yang Anda lakukan dengan email lainnya.